Somet gibt Lieferantenrechnungen in SharePoint-Ordnern frei, und UiPath-Roboter buchen sie in der Warenwirtschaftssoftware.
Rechnungen aus dem nationalen E-Rechnungssystem Rumäniens gehen über eine einzige Upload-Stelle ein, ihre Daten werden automatisch ausgefüllt, und sie durchlaufen die rollenbasierte Freigabe im gewählten Workflow. Sobald eine Rechnung zur Zahlung freigegeben ist, buchen UiPath-Roboter sie in der Warenwirtschafts- und Buchhaltungssoftware, und der abgeschlossene Ordner wird nach Projekt, Kostenstelle und Lieferant archiviert.
Bedarf des Kunden
Somet erhält Rechnungen von Materiallieferanten, Subunternehmern und Dienstleistern. Jede Kategorie hat eigene Freigebende, von der kaufmännischen Leitung oder der Projektleitung bis zu Finanzen und Buchhaltung, und die Rechnungen wurden zur Freigabe per E-Mail weitergeleitet.
Das Unternehmen brauchte einen Workflow von der Freigabe bis zur Zahlung, mit Anlagen und Qualitätsdokumenten neben der Rechnung, ein Archiv nach Projekt, Kostenstelle und Lieferant und die Buchung freigegebener Rechnungen in der Warenwirtschaftssoftware ohne manuelle Eingabe.
Ergebnis
Jede Rechnung hat einen Ordner mit ihren Anlagen, Qualitätsdokumenten und der Freigabehistorie nach Rollen. Die Roboter buchen die Rechnungen von Subunternehmern und Dienstleistern ohne manuelle Eingabe in der Warenwirtschaftssoftware, und ein zur Zahlung freigegebener Ordner lässt sich nicht mehr ändern.
Gelieferte Lösung
- Eine einzige Upload-StelleDie aus dem E-Rechnungssystem heruntergeladenen Rechnungen werden in eine Eingangsbibliothek hochgeladen. Ein Power-Automate-Flow füllt die Metadaten aus der Rechnung aus, und die zuständige Person wählt den Freigabe-Workflow.
- Der RechnungsordnerDie Rechnung wird automatisch in einen Ordner verschoben, der nach Rechnungsnummer, Lieferant und Datum benannt ist. Anlagen und Qualitätsdokumente werden anhand ihrer Metadaten dem Ordner zugeordnet.
- Drei Freigabe-WorkflowsMateriallieferanten, Subunternehmer und sonstige Dienstleistungen, jeweils mit eigenen Freigebenden. Bei Ablehnung geht der Ordner mit der Begründung an den vorherigen Schritt zurück, und die Freigebenden erhalten täglich eine Liste der offenen Vorgänge.
- Freigebende aus einer ListeFreigebende, Projekte, Lieferanten und Kostenstellen werden in SharePoint-Listen gepflegt, ohne Codeänderungen. Sobald ein Ordner zur Zahlung freigegeben ist, lässt sich sein Inhalt nicht mehr ändern.
- Die BuchungsroboterZwei UiPath-Roboter übernehmen die freigegebenen Ordner für Subunternehmer und Dienstleister, lesen die E-Rechnung und die Positionen in der Anlage und legen die Rechnung in der Warenwirtschaftssoftware unter dem richtigen Kapitel und der richtigen Kostenstelle an.
- Fehlerbehandlung pro RechnungIst eine Kostenstelle ungültig oder die Anlage unvollständig, hält der Roboter nur diese Rechnung an, markiert sie mit „Roboterfehler“ und sendet eine E-Mail. Nach der Korrektur wird die Rechnung erneut verarbeitet.
- Archiv und SucheEin abgeschlossener Ordner wird in das Archiv des Workflows verschoben, nach Projekt, Kostenstelle und Lieferant. Die Suche filtert nach Lieferant, Projekt und Kostenstelle, und die Liste lässt sich nach Excel exportieren.
So funktioniert es
- 01
Upload
Die E-Rechnung gelangt mit automatisch ausgefüllten Daten in die Eingangsbibliothek.
SharePoint Online
Power Automate
- 02
Freigabe
Jede Rolle gibt per E-Mail oder in Teams frei oder lehnt ab, mit der im Ordner erfassten Begründung.
- Power Automate
- 03
Buchung
Der Roboter legt die Rechnung in der Warenwirtschaftssoftware an und setzt den Ordner auf „Abgeschlossen“.
UiPath
- 04
Archivierung
Der abgeschlossene Ordner wird ins Archiv verschoben, nach Projekt, Kostenstelle und Lieferant.
- SharePoint Online
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