Für IT, CFO, Operations und Online-Vertrieb

Integrationen: ERP, elektronische Rechnungen, E-Signatur und Paketdienste. Daten werden automatisch übertragen, nicht manuell kopiert.

Wir verbinden Microsoft 365 mit Ihren bestehenden Systemen, von SAP und Business Central bis zum E-Invoicing-Portal der Steuerbehörde, Ihrem Onlineshop, Marktplätzen und Paketdiensten, über eine einzige Integrationsschicht, in beide Richtungen. Jede Nachricht wird geprüft, protokolliert und kann erneut verarbeitet werden. Das ERP bleibt das führende System; die Integrationsschicht schreibt die Daten in das ERP und gibt seine Antwort an das Quellsystem zurück.

Integration besprechenSo werden Daten übertragen
  • Elektronische Rechnungen in der Buchhaltungnach Standort und Kostenstelle zugeordnet
  • Automatisierungen in der BuchhaltungKI-gestützte Automatisierungen im Produktivbetrieb, die eingehende elektronische Rechnungen und mit dem Smartphone erfasste Belege in die Buchhaltung importieren
  • ERP-IntegrationenDokumentenarchiv mit SAP verbunden, Produktion und Bestand mit dem ERP des Werks verbunden

Heute

  1. Freigegebene Bestellungen werden ein zweites Mal im ERP erfasst.
  2. Elektronische Rechnungen werden heruntergeladen und in die Buchhaltung abgetippt.
  3. Der signierte Vertrag wird aus DocuSign heruntergeladen und manuell gespeichert.
  4. Das Versandetikett wird separat auf der Website des Paketdienstes ausgefüllt.

Mit dem Workflow

  1. Die freigegebene Bestellung wird in das ERP geschrieben, ihre Nummer wird in das Dokument zurückgeschrieben.
  2. Elektronische Rechnungen werden importiert und der Bestellung und dem Lieferschein zugeordnet.
  3. Die signierte Fassung wird im Ordner des Partners abgelegt.
  4. Das Versandetikett wird aus dem Postausgangsregister erstellt.

Welche Systeme wir integrieren

Grosse ERP-Systeme und die lokalen Systeme rund um sie, in derselben Integration. Jede Verbindung hat ein Protokoll: gesendete Nachrichten, vom Zielsystem bestätigte Nachrichten und bei der Prüfung abgewiesene Nachrichten.

  • ERP

    SAP, Business Central oder Ihr eigenes ERP. Bestellungen, Stammdaten, Partner und Rechnungen, in beide Richtungen; die ERP-Nummer wird in das Ursprungsdokument zurückgeschrieben.

  • Lokales ERP ohne API

    Ein kleiner Agent auf Ihrem Server liest die ERP-Datenbank und hält die Anwendung aktuell. Das ERP wird nicht verändert.

  • E-Invoicing-Portale

    Über das Portal der Steuerbehörde empfangene Rechnungen werden automatisch gelesen und der Bestellung und dem Lieferschein zugeordnet. Ausgestellte Rechnungen werden übermittelt, ihr Status wird im Protokoll verfolgt.

  • Buchhaltungssysteme

    Rechnungen, Belege und Kontoauszüge werden in das Buchhaltungssystem importiert, mit dem vorgeschlagenen Konto je Zeile, über dessen API oder Importdatei.

  • Onlineshops und Marktplätze

    Bestellungen aus Ihrem Onlineshop und von Marktplätzen werden im ERP erfasst. Bestand und Preise aus dem ERP werden im Shop und auf jedem Marktplatz aktualisiert.

  • Internationale Paketdienste

    Das Versandetikett wird aus der Bestellung oder aus dem Postausgangsregister erstellt, der Lieferstatus wird in der Bestellung aktualisiert.

  • E-Signatur

    DocuSign oder Cloud-Zertifikate. Die signierte Fassung wird im Ordner des Partners abgelegt, ohne manuellen Download.

  • Eine einzige Integrationsschicht

    Sie prüft die Nachricht, schreibt den Datensatz und legt den Dokumentenordner an, dann antwortet sie dem Quellsystem, im selben Aufruf. In Ihrem eigenen Azure.

  • Jede Nachricht protokolliert

    Vor dem Schreiben geprüft, wiederholt, wenn ein System nicht antwortet, und ab dem fehlgeschlagenen Schritt erneut verarbeitet.

So werden Daten zwischen Systemen übertragen

Eine Integrationsschicht, ohne eigene Schnittstelle für jedes Systempaar.

  1. 01

    Die Quelle

    Das E-Invoicing-Portal, Ihr Onlineshop, ein Marktplatz, ein Portal oder die Prozessanwendung.

    • E-Rechnung
    • Onlineshop
    • Power Apps
  2. 02

    Die Integration

    Sie liest, transformiert, prüft und protokolliert jede Nachricht.

    • Azure
  3. 03

    Das führende System

    Das ERP empfängt und bestätigt.

    • ERP
  4. 04

    Die Signatur

    Das Dokument wird in DocuSign zur Signatur gesendet.

    • DocuSign
  5. 05

    Das Archiv

    Signierte Dokumente werden in SharePoint archiviert, mit Protokoll.

    • SharePoint

Fragen zur Systemintegration

Wie wird das E-Invoicing an die Systeme des Unternehmens angebunden?

Im E-Invoicing-System empfangene Rechnungen werden automatisch heruntergeladen, gelesen, an den Freigabe-Workflow gesendet und anschliessend im ERP erfasst. Ausgestellte Rechnungen werden aus dem ERP an das E-Invoicing-System übermittelt, ihr Status wird im selben Protokoll verfolgt.

Arbeiten Sie auch mit lokalen Buchhaltungssystemen, nicht nur mit SAP?

Ja. Die Daten werden an jedes System über die Schnittstelle gesendet, die es bereitstellt: seine API oder seine Importdatei. SAP und Business Central nutzen ihre Standardschnittstellen. Die Integrationsschicht dazwischen bleibt dieselbe.

Wir verkaufen über unseren Onlineshop und auf Marktplätzen. Lassen sich beide an das ERP anbinden?

Ja. Bestellungen aus allen Kanälen werden im ERP in einer Liste erfasst, Bestand und Preise werden im Shop und auf jedem Marktplatz aktualisiert. Die Rechnung, übermittelt an das E-Invoicing-Portal, und das Versandetikett werden zur selben Bestellung erstellt.

Unser ERP hat keine API. Ist das trotzdem möglich?

Ja. Ein kleiner Agent, auf Ihrem Server installiert, liest die ERP-Datenbank nach Zeitplan und sendet nur die Änderungen. Das ERP wird nicht verändert.

Welche Rolle spielen Power Automate und n8n?

Power Automate bleibt für die Workflows innerhalb der Anwendung, also Freigaben, Benachrichtigungen und Karten in Teams. Externe Systeme werden über die Integrationsschicht angebunden. n8n, ebenfalls in Ihrem eigenen Azure betrieben, für Systeme ausserhalb von Microsoft.

Was passiert, wenn eine Nachricht fehlschlägt?

Sie wird mit dem Grund im Protokoll erfasst, und der Verantwortliche erhält eine Warnung. Sie wird ab dem fehlgeschlagenen Schritt erneut verarbeitet, ohne von vorn gesendet zu werden.

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Denis Stadler
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