Anlagenverzeichnis: von der hochgeladenen Police zur überwachten Frist auf dem Stammblatt der Anlage.
Die Versicherungspolice, der Prüfbericht oder das Wartungsprotokoll wird in den Ordner der Anlage hochgeladen. Ein KI-Modell liest das Ablaufdatum aus dem Dokument aus, und das Datum wird auf das Stammblatt der Anlage geschrieben. Vor Fristablauf erhält die verantwortliche Person in Teams eine Karte mit allen Fristen der Anlage.
Ein 30-minütiges Gespräch über Ihre Anlagen und deren Fristen.
Welche Fahrzeuge müssen nächsten Monat zur technischen Prüfung?
Anlagen
Prüfungen im nächsten Monat
- Vertrieb
- Pkw, fällig am 12.
- Service
- Transporter, fällig am 19.
- Geschäftsleitung
- Pkw, fällig am 28.
- Frage
- Fristen
- Erinnerung
Heute
- Policen und Anlagendokumente liegen in Ordnern oder auf Papier.
- Ablaufdaten werden von Hand in eine Tabelle übertragen.
- Fristen werden regelmässig geprüft, Anlage für Anlage.
Mit dem Workflow
- Das Dokument wird in den Ordner der Anlage hochgeladen.
- Ein KI-Modell liest das Ablaufdatum aus, das auf das Stammblatt der Anlage geschrieben wird.
- Vor Fristablauf erhält die verantwortliche Person eine Karte in Teams.
Schritt für Schritt
Anlagenverzeichnis
Teams an SharePoint
Schritt 1: Police
Die neue Versicherungspolice wird in den Ordner des Fahrzeugs hochgeladen.
SharePoint an KI-Agent
Schritt 2: Erkennung
Ein KI-Modell liest das Ablaufdatum aus der Police aus.
KI-Agent an Prozess-App
Schritt 3: Frist
Die Versicherungsfrist wird auf das Stammblatt der Anlage geschrieben.
Prozess-App an Teams
Schritt 4: Erinnerung
Vor Fristablauf eine einzige Karte in Teams, mit allen Fristen der Anlage.
Worauf er aufbaut
Prozess- und Freigabe-Workflows auf Power Apps und Power Automate, bei drei Kunden umgesetzt. Auf dem Stammblatt der Anlage werden acht Fristarten überwacht, von Kfz-Versicherung und Prüfungen bis zu Kalibrierung, Wartung und Garantie.
Der Workflow im Überblick
Wir gehen den Workflow gemeinsam durch, vom Dokument bis zur Benachrichtigung, mit einer Anlage wie Ihrer.
Was der Workflow übernimmt
- 01
Jede Anlage hat ein Stammblatt, eine verantwortliche Person und einen Ordner mit ihren Dokumenten.
- 02
Das Ablaufdatum wird aus dem Dokument gelesen und auf das Stammblatt geschrieben.
- 03
Das Stammblatt zeigt nur die Felder und Fristen der jeweiligen Anlagenkategorie.
- 04
Vor einer Frist erhält die verantwortliche Person in Teams eine Karte pro Anlage.
Worauf er läuft
Microsoft 365, SharePoint, Teams, Power Apps und Power Automate, mit einem KI-Modell, das die Daten aus den Dokumenten ausliest. Alles in Ihrem eigenen Tenant, ohne separate Plattform, die lizenziert werden muss.
- SharePoint
- Microsoft Teams
- Power Apps
- Power Automate
Fragen zu Anlagen und Fristen
Welche Anlagen lassen sich überwachen?
Fahrzeuge, IT-Ausstattung, Industriemaschinen, Medizingeräte und Infrastruktur. Die Kategorie der Anlage legt fest, welche Fristen auf ihrem Stammblatt überwacht werden.
Wer erhält die Benachrichtigung?
Die verantwortliche Person der Anlage, als Karte in Teams, vor Fristablauf. Hat eine Anlage drei anstehende Fristen, erhält die verantwortliche Person eine Karte mit drei Zeilen.
Wer legt die Benachrichtigungsschwellen fest?
Sie. Schwellen und Empfänger werden für jede Fristart konfiguriert.
Wie überwachen Sie heute die Fristen Ihrer Anlagen?
Schildern Sie es uns in 30 Minuten. Wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt und zu welchem Festpreis.
Vielen Dank.
Wir antworten innerhalb eines Arbeitstages.