Für CFO, Finanzen und Recht
Dokumentenmanagement: Dokumente automatisch abgelegt und nach Metadaten durchsuchbar.
Eine zentrale Stelle für den Upload, Routing nach Ihren eigenen Regeln und Suche nach Metadaten statt nach Dateinamen. In dem SharePoint, das Sie bereits haben.
- 25.000+Rechnungen pro Monat: die Kapazität, für die ein von uns geliefertes Zahlungsarchiv ausgelegt ist
- ERP-IntegrationDokumente werden über eine API archiviert und abgerufen, aus SAP und aus Business-Anwendungen
- Digitale Signatur in SharePointmit Cloud-Zertifikaten
Heute
- Dokumente kommen per E-Mail und werden in persönlichen Ordnern gespeichert.
- Wer ein Dokument hochlädt, entscheidet jedes Mal neu, wo es abgelegt wird.
- Dokumente werden nach dem Dateinamen gesucht.
- Auslaufende Verträge werden separat verfolgt.
Mit dem Workflow
- Dokumente werden an einer Stelle hochgeladen, aus Teams, per E-Mail oder in SharePoint.
- Jedes Dokument wird nach einer Regelliste im Archiv abgelegt.
- Die Suche erfolgt nach Lieferant, Nummer, Datum oder Kostenstelle.
- Die verantwortliche Person erhält vor Fristablauf eine Benachrichtigung.
Was das Dokumentenmanagementsystem leistet
Jeder Baustein läuft in Ihrem eigenen Microsoft 365. Keine separate Plattform, die lizenziert oder gewartet werden muss.
Eine zentrale Upload-Stelle
Dokumente werden einmal hochgeladen, aus Teams, per E-Mail oder in SharePoint.
Routing nach Regeln
Bibliothek und verantwortliche Person werden aus einer Konfigurationsliste bestimmt, ohne manuelle Entscheidung bei jedem Upload.
Archiv nach Bereichen
Betrieb, HR, Vertrieb, Anlagen. Jedes Dokument wird beim zugehörigen Datensatz abgelegt.
Suche nach Metadaten
Lieferant, Nummer, Datum, Kostenstelle. Nicht der Dateiname.
Benachrichtigung vor Fristablauf
Für Verträge, Lizenzen und Genehmigungen, die ablaufen, erhält die verantwortliche Person vor der Frist eine Benachrichtigung.
Elektronisches Posteingangs- und Postausgangsregister
Nummerierte Ein- und Ausgänge, mit Empfänger, Bestätigung und Sendungsnummer des Kurierdienstes.
Die Stationen eines Dokuments, vom Upload bis zum Archiv
Die Schritte laufen automatisch; eine Person greift bei der Freigabe ein und bei Dokumenten unterhalb der Konfidenzschwelle.
- 01
Upload
Aus Teams, per E-Mail oder in SharePoint.
Teams
SharePoint
- 02
Erkennung
Ein Modell in Microsoft Foundry bestimmt den Dokumenttyp und extrahiert die Felder, mit einem Konfidenzwert.
Microsoft Foundry
- 03
Routing
Bibliothek und verantwortliche Person werden nach Regeln bestimmt. Im Workflow oder im Code, je nach Volumen.
Power Automate
Azure Functions
- 04
Freigabe
Wo nötig, gibt eine Person in Teams frei.
- Teams
- 05
Archiv
Mit Metadaten, Aufbewahrung und Benachrichtigung vor Fristablauf.
- SharePoint
Purview
Fragen zum Dokumentenmanagement
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein System, das die Dokumente eines Unternehmens entgegennimmt, klassifiziert, weiterleitet und archiviert, mit Regeln für Zugriff und Aufbewahrung. Wir bauen es in SharePoint, auf dem Microsoft 365, das Sie bereits haben.
Mit KI oder ohne?
Beides ist möglich. Ohne KI wählt die Person, die hochlädt, den Dokumenttyp und füllt die Felder aus, und die Regeln bestimmen die Bibliothek, in der das Dokument abgelegt wird. Mit KI füllt das Modell Typ und Felder aus, und Dokumente mit niedriger Konfidenz gehen zur Prüfung an eine Person.
Was ist ein elektronisches Posteingangs- und Postausgangsregister?
Die nummerierte Erfassung der Dokumente, die im Unternehmen eingehen und es verlassen: wer sie gesendet hat, wer sie erhalten hat, wann sie beantwortet wurden. In SharePoint, mit automatischer Nummerierung und Bestätigung.
Müssen wir ein separates System kaufen?
Nein. Alles läuft in SharePoint und Microsoft 365, auf den Lizenzen, die Sie bereits haben.
Was geschieht mit unserem bestehenden Archiv?
Wir migrieren es mit seinen Metadaten, sodass es vom ersten Tag an durchsuchbar ist.
Funktioniert es mit elektronischen Rechnungen?
Ja. Elektronisch empfangene Rechnungen werden in denselben Workflow importiert. Bei einem Kunden aus dem Bauwesen werden sie nach Baustelle und Kostenstelle zugeordnet.
Können wir in SharePoint digital signieren?
Ja. Wir haben die digitale Signatur in SharePoint umgesetzt, mit Cloud-Zertifikaten.
Sagen Sie uns, welche Dokumente heute verloren gehen.
In 30 Minuten gehen wir den Prozess durch und vereinbaren, was vor dem Projekt vorzubereiten ist.
Vielen Dank.
Wir antworten innerhalb eines Arbeitstages.