Urlaub und Zeiterfassung: vom Urlaubsantrag zum Stundennachweis des Monats, bereit zur Unterschrift.

Mitarbeitende beantragen Urlaub, und die Arbeitstage werden aus dem Arbeitszeitmodell berechnet, abzüglich der gesetzlichen Feiertage. Die vorgesetzte Person gibt über eine Karte in Teams frei. Der Stundennachweis des Monats wird aus dem freigegebenen Urlaub aktualisiert und als PDF exportiert.

Workflow besprechen

Ein 30-minütiges Gespräch über Urlaub und Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen.

HR-AssistentTeams

Ich möchte vom 14. bis 18. Juli Erholungsurlaub nehmen.

Urlaub

Urlaubsantrag

Zeitraum
14.–18. Juli
Arbeitstage
5
Freigabe durch
Vorgesetzte Person
Antrag an Ihre vorgesetzte Person gesendetWartet auf Freigabe
  1. Antrag
  2. Tage berechnet
  3. Freigabe

Heute

  1. Urlaubsanträge werden per E-Mail oder auf Papier eingereicht.
  2. Arbeitstage werden von Hand gezählt, Feiertage separat abgezogen.
  3. Der Stundennachweis des Monats wird in Excel aus den freigegebenen Anträgen ausgefüllt.

Mit dem Workflow

  1. Mitarbeitende beantragen Urlaub, und die Anwendung berechnet die Arbeitstage.
  2. Die vorgesetzte Person gibt über eine Karte in Teams frei.
  3. Der Stundennachweis des Monats wird aktualisiert und als PDF exportiert, bereit zur Unterschrift.

Schritt für Schritt

Urlaub und Zeiterfassung

  1. Teams an Prozess-App

    Schritt 1: Antrag

    Mitarbeitende beantragen Urlaub; die Arbeitstage werden aus dem Arbeitszeitmodell berechnet, abzüglich der gesetzlichen Feiertage.

  2. Prozess-App an Teams

    Schritt 2: Freigabe

    Die vorgesetzte Person gibt über eine Karte in Teams frei. Die Entscheidung lässt sich danach nicht mehr ändern.

  3. Prozess-App an SharePoint

    Schritt 3: Stundennachweis

    Über Nacht wird der Stundennachweis des Monats aktualisiert und als PDF exportiert, bereit zur Unterschrift.

Worauf er aufbaut

Prozess- und Freigabe-Workflows auf Power Apps und Power Automate, bei drei Kunden umgesetzt. Anträge, Freigaben und Stundennachweise werden in Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant gespeichert.

Der Workflow im Überblick

Wir gehen den Workflow gemeinsam durch, vom Urlaubsantrag bis zum exportierten Stundennachweis, mit Ihrem Arbeitszeitmodell.

Was der Workflow übernimmt

  1. 01

    Urlaubstage werden aus dem Arbeitszeitmodell berechnet, abzüglich der gesetzlichen Feiertage.

  2. 02

    Der Antrag wird als Karte in Teams an die vorgesetzte Person gesendet.

  3. 03

    Die Freigabeentscheidung wird erfasst und lässt sich danach nicht mehr ändern.

  4. 04

    Der Stundennachweis des Monats wird über Nacht aktualisiert und als PDF exportiert.

Worauf er läuft

Microsoft 365, Teams, Power Apps, Power Automate und SharePoint. Alles in Ihrem eigenen Tenant, ohne separate Plattform, die lizenziert werden muss.

  • Microsoft Teams
  • Power Apps
  • Power Automate
  • SharePoint

Fragen aus der Personalabteilung

Wer gibt einen Urlaubsantrag frei?

Die vorgesetzte Person der Mitarbeitenden, über eine Karte in Teams.

Lässt sich ein freigegebener Antrag ändern?

Nein. Die Entscheidung wird bei der Freigabe erfasst und im Verlauf gespeichert.

In welchem Format wird der Stundennachweis exportiert?

Als PDF, für jeden Monat, bereit zur Unterschrift.

Wie wird Urlaub bei Ihnen heute freigegeben?

Schildern Sie es uns in 30 Minuten. Wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt und zu welchem Festpreis.

Denis Stadler
Das erste Gespräch führen Sie mit Denis Stadler.Gründer · AI Architect & Fractional CTO
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