Lieferantenrechnungen: vom E-Rechnungssystem zur vorbereiteten Zahlung in der Bank.
Die Rechnung des Lieferanten wird aus dem E-Rechnungssystem importiert. Die Anwendung gleicht sie mit der Bestellung und dem Lieferschein aus dem ERP ab, und jede Abweichung wird in Teams an eine Person gesendet. Bei übereinstimmenden Rechnungen wird die Zahlung in der Bank vorbereitet, und eine Person sendet sie ab.
Ein 30-minütiges Gespräch über Ihren Rechnungs-Workflow.
Welche Rechnungen haben heute Abweichungen, die geprüft werden müssen?
Lieferantenrechnungen
Rechnung und Wareneingang stimmen nicht überein
- Quelle
- E-Rechnung
- Bestellung
- 120 Stk.
- Wareneingang
- 120 Stk.
- Rechnung
- 125 Stk.
- E-Rechnung
- Abweichung
- Prüfung
Heute
- Rechnungen werden einzeln aus dem System der Steuerbehörde heruntergeladen.
- Jede Rechnung wird von Hand mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen.
- Die Zahlung wird von Hand in der Banking-App erfasst.
Mit dem Workflow
- Die Anwendung importiert die Rechnungen aus dem E-Rechnungssystem.
- Sie gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein aus dem ERP ab; Abweichungen werden in Teams an eine Person gesendet.
- Die Zahlung wird in der Bank vorbereitet, und eine Person sendet sie ab.
Schritt für Schritt
Lieferantenrechnungen
E-Rechnung an Prozess-App
Schritt 1: E-Rechnung
Die Rechnung des Lieferanten wird aus dem E-Rechnungssystem gelesen, ohne dass jemand sie abtippt.
ERP an Prozess-App
Schritt 2: Bestellung
Die Anwendung liest Bestellung und Lieferschein aus dem ERP und verknüpft sie mit der Rechnung.
Prozess-App an Teams
Schritt 3: Abweichung
Stimmen die drei nicht überein, sendet die Anwendung die Abweichung in Teams an die von Ihnen bestimmte Person.
Prozess-App an Bank
Schritt 4: Zahlung
Stimmen sie überein, wird die Zahlung in der Bank als gesperrter Entwurf vorbereitet.
Teams an Bank
Schritt 5: Gesendet
Die Zahlung wird nur manuell gesendet: Eine Person klickt in der Banking-App auf „Senden“.
Worauf er aufbaut
Zwei Buchhaltungsautomatisierungen im Produktivbetrieb, die E-Rechnungen aus dem System der Steuerbehörde importieren und für jede Position das Konto vorschlagen. Ein Dokumentenarchiv, ausgelegt für mehr als 25.000 Rechnungen pro Monat.
Der Workflow im Überblick
Wir gehen den Workflow gemeinsam durch, von der E-Rechnung bis zur vorbereiteten Zahlung, mit einer Rechnung wie Ihrer.
Was der Workflow übernimmt
- 01
Jede E-Rechnung wird einmal importiert, ohne Abtippen.
- 02
Rechnung, Bestellung und Lieferschein werden Position für Position abgeglichen.
- 03
Bei einer Abweichung akzeptiert eine Person die Rechnung oder fordert eine Gutschrift an.
- 04
Die Zahlung wird als gesperrter Entwurf vorbereitet; eine Person sendet sie in der Banking-App ab.
Worauf er läuft
Microsoft 365, Teams, Power Apps und Power Automate, verbunden mit dem E-Rechnungssystem, Ihrem ERP und Ihrer Bank. Alles in Ihrem eigenen Tenant, ohne separate Plattform, die lizenziert werden muss.
- E-Rechnung
- ERP
- Bank
- Microsoft Teams
- Power Automate
Fragen aus Finanzen und Buchhaltung
Wird die Zahlung automatisch von der Bank gesendet?
Nein. Die Anwendung bereitet die Zahlung als Entwurf vor, mit gesperrtem Betrag und Konto. Eine Person sendet sie in der Banking-App ab.
Was geschieht, wenn die Rechnung nicht zur Bestellung passt?
Die Anwendung sendet die Abweichung in Teams an die von Ihnen bestimmte Person, mit der betroffenen Position. Diese Person akzeptiert die Rechnung oder fordert eine Gutschrift an.
Lassen sich Bestellung und Lieferschein aus unserem ERP lesen?
Ja. Sie werden programmatisch aus dem ERP gelesen, ohne dass das ERP eine API benötigt.
Wie wird eine Lieferantenrechnung bei Ihnen heute geprüft?
Schildern Sie es uns in 30 Minuten. Wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt und zu welchem Festpreis.
Vielen Dank.
Wir antworten innerhalb eines Arbeitstages.