Für Geschäftsführung, CFO und IT
Apollo 365 AI Central: ein KI-Agent für das ganze Unternehmen, auf Ihrem Microsoft 365.
Ein zentraler Agent arbeitet über alle Module hinweg: CRM, Betrieb, HR, Anlagen, Tickets, Dokumente, Integration und Zahlungen. Der Agent schlägt vor, entwirft und fasst nach; Menschen prüfen und geben frei. Er läuft in Ihrem Tenant, auf den Microsoft-365-Lizenzen, die Sie bereits haben, ohne Dynamics-365-Lizenz.
- 13Dokumentenmanagementsysteme und Intranets auf Microsoft 365 geliefert
- KI-Agenten-Programmfür ein Versorgungsunternehmen, gewonnen in einer Sektorenausschreibung
- SharePoint-Governance seit 2010Berechtigungen, Metadaten und Aufbewahrung: die Daten, die Agenten lesen
Ein Agent, acht Module
Jedes Modul ist einzeln erhältlich. Alle nutzen dieselben Daten, dieselben Rollen und dieselben Dokumente, und der Agent arbeitet über alle hinweg.
CRM. Für die Vertriebsleitung: die Nachfass-E-Mail ist bereits entworfen
Eine E-Mail an das Vertriebsteam wird zum vorgeschlagenen Lead. Hat eine Verkaufschance keine aktuelle Aktivität, entwirft der Agent die nächste E-Mail, und die Führungskraft erhält in Teams die Liste der inaktiven Verkaufschancen mit ihrem Wert.
Betrieb. Für Finanzen und Einkauf: Freigaben nach festgelegten Regeln
Ein Satz in Teams wird zur Bedarfsanforderung aus dem Katalog. Verträge, das Posteingangs- und Postausgangsregister und Verfahren werden im selben Workflow freigegeben, mit Nachweis, wer was wann freigegeben hat.
HR. Für HR und Betrieb: wer fehlt, warum und wie viel Urlaub noch bleibt
Urlaub wird über eine Karte in Teams freigegeben, und die monatliche Zeiterfassung wird automatisch aus den freigegebenen Anträgen befüllt. Bei einer Einstellung wird die Entscheidung zu einer Aufgabenliste mit Fristen und Verantwortlichen.
Anlagen. Für Verwaltung und Fuhrpark: Benachrichtigungen vor dem Ablauf
Versicherung, Hauptuntersuchung, Wartung, Kalibrierung, Garantie. Eine Karte in Teams für jede Anlage, bevor etwas abläuft.
Tickets und Services. Für IT und Projektteams: Tickets nach Kategorie zugewiesen
Ein Ticket wird aus einem Satz im Chat eröffnet, mit Kategorie, Team und SLA nach Regeln. Kundeneinsätze werden nach Person und Tag geplant.
Dokumente. Für CFO und Rechtsabteilung: automatische Klassifizierung und Suche nach Metadaten
Jedes Dokument liegt neben seinem Datensatz, in SharePoint. Das KI-Modell erkennt den Dokumenttyp und füllt die Metadaten aus, und das Dokument wird in den Ordner des Datensatzes verschoben.
Integration. Für die IT: ERP, Steuerportal, Bank und Kurierdienst in einer Schicht
In beide Richtungen, jede Nachricht nachverfolgt und erneut ausführbar. Ein lokales ERP wird direkt aus seiner Datenbank gelesen, ohne API.
Zahlungen. Für den CFO: Zahlung nur für Rechnungen, die zu Bestellung und Wareneingang passen
Bestellung, Lieferschein und E-Rechnung werden abgeglichen. Die Zahlung wird in der Bank vorbereitet, und ein Mensch sendet sie ab.
Einführung in vier Schritten
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Der Agent nutzt die Daten, Dokumente und Berechtigungen, die in den vorherigen Schritten eingerichtet wurden.
- 01
Eine Anwendung, ein Datenmodell
Anträge, Freigaben, Anlagen, Mitarbeitende und Kunden in einer einzigen Power-Apps-Anwendung.
Power Apps
Dataverse
- 02
Ordnung in den Dokumenten
Jedes Dokument neben seinem Datensatz, automatisch klassifiziert und abgelegt.
SharePoint
- 03
Integration mit den bestehenden Systemen
ERP, E-Rechnung, Bank und Kurierdienst, über eine einzige Integrationsschicht.
Azure- ERP
- 04
Der KI-Agent
Der Agent schlägt vor, entwirft und fasst nach, in Teams oder in Claude. Menschen geben frei.
Teams
Copilot Studio
Menschen prüfen und geben frei
Der Agent schlägt vor, entwirft und fasst nach. Nichts wird gespeichert, versendet oder bezahlt, ohne dass ein Mensch es bestätigt. Für jede übliche Sorge gegenüber einem Agenten gibt es einen Mechanismus, der sie adressiert.
- „Er erfindet Artikel und Preise.“
- Er verwendet nur echte Daten, aus dem Katalog, aus Datensätzen oder aus den Eingaben des Benutzers.
- „Er entscheidet für mich.“
- Optionen werden zu Schaltflächen. Fünf mögliche Antworten ergeben fünf Schaltflächen, und die Wahl bleibt beim Menschen.
- „Er sieht, was er nicht sehen soll.“
- Er läuft mit den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers, nicht mehr.
- „Niemand weiss, warum er das getan hat.“
- Jeder Vorschlag und jede Entscheidung bleibt im Protokoll, mit der Angabe, wer wann bestätigt hat.
Auf den Microsoft-Lizenzen, die Sie bereits haben
Die Anwendung läuft in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Sie ist keine separate Plattform, die gehostet oder lizenziert werden muss, und benötigt keine Dynamics-365-Lizenz.
Microsoft 365
SharePoint für Dokumente und Teams für die Arbeit und Freigaben, auf dem Abonnement, das das Unternehmen bereits hat.
Power Apps per App
Eine Lizenz pro Benutzer deckt alle Module ab, weil alle Module Teil derselben Power-Apps-Anwendung sind.
Power Automate Premium
Für die Freigabe-Workflows, Benachrichtigungen und Karten in Teams.
Azure, nutzungsbasiert
Die Integrationsschicht und die KI, nach Verbrauch abgerechnet, in Ihrem eigenen Abonnement.
Einrichtung und zwei Prozesse im ersten Monat
Festpreis und fester Umfang, nach dem Standardverfahren. Die empfohlene Reihenfolge ist die Microsoft-365-Basis, dann der tägliche Betrieb und die Dokumente, dann das CRM.
- 01
Einrichtung
Tenant, Anwendung, Rollen, gemeinsame Daten und Dokumentenstruktur.
- 02
Zwei Prozesse
Das Datenmodell und der Standardprozess, mit den Key Usern durchgegangen. Abweichungen werden gemeinsam vereinbart.
- 03
Aufbau und Test
Die Prozesse werden in der Testumgebung des Unternehmens konfiguriert, und die Benutzer testen sie an realen Szenarien.
- 04
Produktivstart
Eine kurze Anleitung für jede Rolle, eine aufgezeichnete Sitzung und zwei Wochen Hypercare.
Ist die Microsoft-365-Basis noch nicht vorhanden, setzen wir sie zuerst um. Danach kommen die Prozesse einzeln hinzu, nach demselben Verfahren.
So sieht es im Arbeitsalltag aus
Bildschirmfotos aus der Anwendung und aus Teams, aus einer Einführung in Rumänien. Identifizierende Daten sind unkenntlich gemacht.
Einkauf: Sie fragen in Teams, welche Bedarfsanforderungen offen sind, und erhalten die Liste mit Status und Betrag. 
Tickets: Ein Satz im Chat wird zum vorgeschlagenen Ticket, mit ausgefüllter Kategorie. Ein Mensch erstellt oder verwirft es. 
Anlagen: Die Karte wird in Teams vor einer Frist oder direkt danach gesendet, für jede Anlage. 
HR: Der Urlaubsantrag wird über eine Karte freigegeben, und der Antragsteller erhält die Bestätigung. 
HR: Die monatliche Zeiterfassung wird aus den freigegebenen Anträgen befüllt. 
Anlagen: Alle Anlagen des Unternehmens in einer Liste, jede mit eigenem Datensatz. 
Integration: Jede Nachricht wird Stufe für Stufe angezeigt, mit dem, was wohin zugestellt wurde, und kann erneut ausgeführt werden.
Abläufe im Betrieb
Vier Prozesse, von der Quelle bis zum Datensatz, über die Integrationsschicht.
Eine Lieferantenrechnung bis zur Zahlung
- 01
Die Rechnung geht ein
Vom Lieferanten, über das staatliche E-Rechnungsportal.
- E-Rechnung
- 02
Import in die Anwendung
Die Integrationsschicht liest die E-Rechnung und findet den Lieferanten, ohne erneute Eingabe.
- Azure
- 03
Sie wird zur Ausgabe
Beim Lieferanten erfasst, abgeglichen mit Bestellung und Lieferschein.
- Power Apps
- 04
Die Zahlung wird freigegeben
Ein Mensch gibt sie über eine Karte in Teams frei.
- Teams
- 05
In der Bank vorbereitet
Die Zahlung wird in der Bank als gesperrter Entwurf angelegt.
- Bank
Nichts wird automatisch bezahlt. Die Zahlung wird in der Bank als gesperrter Entwurf gespeichert, bis ein Mensch sie absendet.
Eine freigegebene Bestellung ins ERP
- 01
Die Bestellung wird freigegeben
Die Bedarfsanforderung wird zur Bestellung beim Lieferanten.
- Power Apps
- 02
Die Nachricht wird übernommen
Die Integrationsschicht prüft sie und wandelt sie in das Format des ERP um.
- Azure
- 03
Sie wird zugestellt
Ins ERP, ob SAP, Business Central oder ein anderes System.
- Azure
- 04
Die Bestellung wird erfasst
Das ERP erfasst sie und gibt ihre Nummer zurück.
- ERP
- 05
Die Nummer wird in die Bestellung zurückgeschrieben
Die Bestellung in der Anwendung und die im ERP stimmen überein.
- Power Apps
Antwortet das ERP nicht, bleibt die Nachricht in der Warteschlange und wird erneut versucht. Jede Nachricht bleibt nachverfolgt und erneut ausführbar.
Ein lokales ERP, aus seiner Datenbank gelesen
- 01
Täglicher Start
Eine Komponente auf Ihrem Server startet zur geplanten Zeit.
- ERP
- 02
Sie liest das ERP
Aus der SQL-Datenbank, eine Definition pro Entität, zum Beispiel Artikel und Firmen.
- ERP
- 03
Sie vergleicht mit der Anwendung
Sie legt an, was fehlt, und aktualisiert, was sich geändert hat.
- Dataverse
- 04
Sie schreibt die Daten
In Stapeln, in die Anwendung.
- Power Apps
- 05
Sie führt das Protokoll
Jeder Lauf wird protokolliert. Bei einem Fehler erhält der Datenverantwortliche eine Karte in Teams.
- Teams
Eine Richtung, keine Löschungen. Hat das ERP keine API, wird nur eine kleine Komponente auf Ihrem Server installiert.
Ein Dokument in seinen Ordner
- 01
Das Dokument wird gesendet
Ein Vertrag oder ein Registereintrag, erstellt oder empfangen.
- Power Apps
- 02
Es wird übernommen
Die Integrationsschicht schreibt es in die Eingangsbibliothek und gibt seine Adresse zurück.
- Azure
- 03
Es wird klassifiziert
Das KI-Modell erkennt den Dokumenttyp und den Datensatz, zu dem es gehört.
- Azure
- 04
Es wird in den Ordner verschoben
Aus der Eingangsbibliothek in den Ordner des Datensatzes.
- SharePoint
- 05
Das Dokument im Register Dokumente
Es öffnet sich im Register Dokumente des Vertrags oder des Registereintrags.
- Power Apps
Dokumente, die unter dem Konfidenzschwellenwert klassifiziert werden, bleiben in der Eingangsbibliothek, damit ein Mensch sie prüft.
Häufige Fragen
Was ist Apollo 365 AI Central?
Unser Produkt auf Microsoft 365: eine einzige Power-Apps-Anwendung mit den Modulen des Unternehmens, Dokumenten in SharePoint, einer Integrationsschicht zu Ihren Systemen und einem KI-Agenten, der über alle hinweg arbeitet. Der Agent wird aus Teams über Copilot genutzt oder aus Claude über MCP.
Handelt die KI eigenständig?
Nein. Der Agent schlägt vor, entwirft und fasst nach, und jeder Vorschlag erscheint als Karte, die Sie bearbeiten oder verwerfen können. Nichts wird gespeichert, versendet oder bezahlt, ohne dass ein Mensch es bestätigt.
Woher wissen wir, dass er nichts erfindet?
Er verwendet nur echte Daten, aus dem Katalog, aus Datensätzen oder aus den Eingaben des Benutzers. Optionen werden zu Schaltflächen, nicht zu Entscheidungen anstelle des Menschen. Er läuft mit den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers, und jeder Vorschlag und jede Entscheidung bleibt im Protokoll.
Brauchen wir Dynamics 365?
Nein. Er läuft auf den Lizenzen in Ihrem Microsoft 365: Power Apps per App für die Anwendung, Power Automate Premium für die Workflows und Azure, nutzungsbasiert abgerechnet, für Integration und KI.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
In Ihrem eigenen Tenant. Anwendung, Dokumente, Integration und Agent laufen in Ihrem Microsoft-365- und Azure-Tenant. Es ist keine separate Plattform, die gehostet oder lizenziert werden muss.
Müssen wir unser ERP wechseln?
Nein. Das ERP bleibt das führende System, ob SAP, Business Central oder ein anderes System. Die Anwendung arbeitet daneben, und die Zahlen werden über die Integrationsschicht ins ERP geschrieben.
Können wir ein einzelnes Modul einführen?
Ja. Jedes Modul ist einzeln erhältlich. Die empfohlene Reihenfolge ist die Microsoft-365-Basis, dann der tägliche Betrieb und die Dokumente, dann das CRM.
Wie lange dauert es?
Einrichtung und die ersten zwei Prozesse im ersten Monat, zu Festpreis und festem Umfang. Der Rest kommt Prozess für Prozess hinzu, nach derselben Arbeitsweise.
Workflows mit dieser Lösung
Bestellfreigaben
Von einem Satz in Teams bis zur freigegebenen Bestellung.
Lieferantenrechnungen
Von der E-Rechnung bis zur in Ihrer Bank vorbereiteten Zahlung.
Dokumentenablage
Ein KI-Modell bestimmt den Dokumenttyp und legt das Dokument in der passenden Bibliothek ab.
ERP-Integration
Die freigegebene Bestellung wird an das ERP-System gesendet, und die ERP-Nummer wird in die Bestellung zurückgeschrieben.
Anlagenverzeichnis
Versicherungen, Prüfungen, Wartung und Garantien, mit einer Benachrichtigung in Teams vor Fristablauf.
Urlaub und Zeiterfassung
Mitarbeitende beantragen Urlaub, und die Arbeitstage werden aus dem Arbeitszeitmodell berechnet, abzüglich der gesetzlichen Feiertage.
IT-Tickets
Vom Chat bis zur Lösung, mit automatisch bestimmtem Team und SLA.
Wählen Sie den Prozess, der Sie am meisten kostet. Wir zeigen ihn Ihnen mit dem Agenten.
In 30 Minuten gehen wir den Prozess durch und vereinbaren, was vor dem Projekt vorzubereiten ist.
Vielen Dank.
Wir antworten innerhalb eines Arbeitstages.