Für Betrieb, Finanzen und Einkauf
Prozessautomatisierung: Freigaben nach festgelegten Regeln, Dokumente automatisch abgelegt.
Auf Microsoft 365 und Power Platform, verbunden mit Ihrem ERP und der elektronischen Signatur. Wo ein System keine API hat, setzen wir RPA-Roboter ein. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen, und jede Entscheidung wird in der Historie festgehalten.
- Prozessautomatisierung seit 2016auf Microsoft-Plattformen
- Freigabe-Workflows geliefertin Fertigung, Gesundheitswesen und Dienstleistungen
- BPMN 2.0die Standardnotation, auf Wunsch, als Prozessspezifikation
Ein Prozess, durchgängig
So sieht ein automatisierter Prozess aus: die Freigabe eines Vertrags
Die Freigabe eines Vertrags, vom Entwurf bis zur Ablage. Jede Bahn ist eine Rolle, jedes Feld ein Schritt. Wählen Sie einen Schritt, um zu sehen, was dort geschieht und auf welchem System er läuft.
- Verfasser
Prozessstart
Ein Mitarbeiter benötigt einen neuen Vertrag mit einem Lieferanten, einem Kunden oder einem Partner.
- Verfasser
Entwurf aus Vorlage
Der Vertrag wird aus der Unternehmensvorlage erzeugt. Partner und Wert kommen aus der Anwendung und werden nicht eingetippt.
- Rechtsabteilung
Rechtliche Prüfung
Die Rechtsabteilung erhält den Vertrag in Teams. Kommentare werden am Vertrag gespeichert, nicht in E-Mails.
- Rechtsabteilung
Von der Rechtsabteilung freigegeben?
Wenn nicht, geht der Vertrag mit den gewünschten Änderungen an den Verfasser zurück. Wenn ja, geht er zur Prüfung an die Finanzabteilung.
- Finanzen
Prüfung durch Finanzen
Die Finanzabteilung prüft Wert und Zahlungsbedingungen und gibt über eine Karte in Teams frei.
- Finanzen
Über dem Wertschwellenwert?
Den Schwellenwert legen Sie fest. Darunter geht der Vertrag direkt zur Unterschrift, darüber gibt die Geschäftsleitung ihn frei.
- Geschäftsleitung
Freigabe durch die Geschäftsleitung
Die Geschäftsleitung öffnet den Vertrag und die bisherigen Freigaben in einer einzigen Karte und gibt dort frei oder lehnt ab.
- DocuSign
Unterschrift in DocuSign
Der freigegebene Vertrag wird automatisch zur Unterschrift gesendet, zuerst an den Partner, dann an die Geschäftsleitung.
- SharePoint
Ablage nach Partner
Das unterschriebene Exemplar und das Signaturzertifikat werden automatisch im Ordner des Partners gespeichert, mit Metadaten und Aufbewahrung.
- SharePoint
Vertrag abgeschlossen
Der Vertrag ist nach Partner, Wert oder Datum auffindbar. Vor dem Ablaufdatum sendet die Anwendung eine Benachrichtigung.
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Welche Geschäftsprozesse wir automatisieren
Der Prozess bleibt Ihrer. Freigaben, Dokumente und Unterschriften werden in einer Anwendung mit Historie abgewickelt, statt in E-Mails und Tabellen.
Mehrstufige Freigaben
Nach Rolle und Wertschwelle, mit vollständiger Historie, bis zu sechs Stufen in einem Workflow, der in der Fertigung geliefert wurde. Freigabe über eine Karte in Teams.
Dokumente automatisch abgelegt
Jedes Dokument wird neben seinem Datensatz gespeichert, mit Metadaten und Aufbewahrung.
Daten zwischen Systemen
ERP, E-Rechnung, DocuSign, Ihre Bank. Die Integration prüft, bevor sie schreibt.
Agenten, die Anträge ausfüllen
Der Agent füllt den Antrag aus Teams aus; ein Mensch bestätigt, bevor etwas gespeichert wird.
Fristen und Benachrichtigungen
Für alles, was abläuft oder in Verzug ist, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung, bevor daraus ein Problem wird.
RPA-Roboter für Systeme ohne API
UiPath oder Power Automate Desktop geben Daten in die Masken älterer Anwendungen ein, wie ein Sachbearbeiter, ohne manuelle Eingabe. Wir setzen sie nur dort ein, wo es keinen anderen Integrationsweg gibt.
Wie wir einen Prozess automatisieren, Schritt für Schritt
Wir beginnen mit dem aktuellen Prozess, mit seinen Schritten und Ausnahmen.
- 01
Wir beschreiben den Prozess
Mit den Menschen, die ihn ausführen, Schritt für Schritt, mit seinen Ausnahmen.
Teams
- 02
Wir modellieren ihn
Wenn Sie eine formale Dokumentation benötigen, modellieren wir den Prozess in BPMN 2.0.
- BPMN 2.0
- 03
Wir bauen ihn
Die Regeln in der Anwendung, die Integration zwischen den Systemen, RPA-Roboter, wo es keine API gibt.
Power Apps
Power Automate
- 04
Wir testen ihn mit Ihnen
Mit echten Daten, mit den Menschen, die ihn nutzen werden.
- Teams
- 05
Wir übergeben ihn
Dokumentiert, damit Ihr Team ihn betreiben kann. Oder wir betreiben ihn weiter, mit Support mit SLA.
SharePoint
Wählen Sie einen Prozess. Verfolgen Sie ihn vom Antrag bis zur Ablage.
Für jeden Prozess: die Schritte, die beteiligten Systeme und die Maske in jedem Schritt.
Bestellfreigaben
Teams an KI-Agent
Schritt 1: Anfrage
Jemand schreibt in Teams, was benötigt wird: 500 blaue Kugelschreiber bis Monatsende. Der Agent fragt nur nach, was fehlt.
KI-Agent an Prozess-App
Schritt 2: Suche
Der Agent sucht den Artikel in Ihrem Katalog, nach Bezeichnung und nach Artikelnummer, und schlägt nur dort gefundene Artikel vor.
Prozess-App an Teams
Schritt 3: Vorschlag
Der Agent zeigt den Vorschlag in Teams als Karte, mit Artikel, Menge und Termin. Der Termin lässt sich ändern.
Teams an Prozess-App
Schritt 4: Bedarfsanforderung
Die Person klickt auf „Erstellen“. Erst jetzt wird die Bedarfsanforderung gespeichert, als Entwurf.
Prozess-App an Teams
Schritt 5: Freigabe
Zur Freigabe gesendet: Die Anwendung bestimmt die Freigebenden nach Kategorie und Wert.
Prozess-App an Teams
Schritt 6: Freigegeben
Die freigegebene Bedarfsanforderung bleibt mit ihren Freigaben und ihrem Verlauf in der Anwendung. Die anfordernde Person erhält die Entscheidung in Teams.
Typische Ausgangslagen
- Bedarfsanforderungen werden per E-Mail freigegeben, bei jedem Freigebenden einzeln.
- E-Rechnungen werden von Hand mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen.
- Verträge gehen als getrennte Versionen per E-Mail an Rechtsabteilung und Finanzen.
- Dieselbe Bestellung wird einmal in einer Anwendung und noch einmal im ERP erfasst.
- Wo ein Antrag steht, erfährt man nur, indem man jemanden fragt.
- Fristen für Versicherung, Hauptuntersuchung und Wartung werden in einer Tabelle verfolgt.
Wenn Ihnen mindestens drei davon bekannt vorkommen, lassen sich diese Prozesse in dem Microsoft 365 automatisieren, das Sie bereits haben.
Prozess besprechenFragen zur Prozessautomatisierung
Unsere Teams arbeiten mit Tabellen. Müssen sie darauf verzichten?
Nein. Tabellen bleiben für Analysen und Berichte. Die Prozessdaten werden in einer Anwendung erfasst, mit Validierungsregeln und Historie, und lassen sich weiterhin nach Excel exportieren.
Unser ERP ist alt und hat keine API. Lässt sich der Prozess trotzdem automatisieren?
Ja. Hat ein System eine API, rufen Power-Automate-Flows sie direkt auf. Hat es keine, gibt ein RPA-Roboter die Daten in die Masken des Systems ein, wie ein Sachbearbeiter. Beides kann im selben Prozess laufen, und jeder Lauf wird in der Historie festgehalten.
Wir nutzen lokale Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Können Sie diese anbinden?
Ja, über eine API, über Importdateien oder über einen RPA-Roboter. Unsere Automatisierungen in der Buchhaltung laufen produktiv.
Müssen wir unser ERP ersetzen, um zu automatisieren?
Nein. Das ERP bleibt das führende System. Der Prozess übergibt ihm die Daten und erhält die Belegnummer zurück.
Die Mitarbeitenden werden nicht noch ein weiteres System annehmen.
Freigaben erfolgen in Teams und Outlook, wo die Mitarbeitenden bereits arbeiten. Der Prozess wird vor dem Produktivstart mit echten Daten getestet, mit den Menschen, die ihn nutzen werden.
Können wir mit einem einzigen Prozess beginnen?
Ja. Der zweitägige Hackathon beginnt mit einem Prozess Ihrer Wahl, auf Ihren eigenen Daten.
Beispiele für automatisierte Prozesse
Bestellfreigaben
Von einem Satz in Teams bis zur freigegebenen Bestellung.
Vertragsfreigaben
Vom Entwurf bis zur Signatur mit DocuSign und zur Ablage.
Lieferantenrechnungen
Von der E-Rechnung bis zur in Ihrer Bank vorbereiteten Zahlung.
IT-Tickets
Vom Chat bis zur Lösung, mit automatisch bestimmtem Team und SLA.
Urlaub und Zeiterfassung
Mitarbeitende beantragen Urlaub, und die Arbeitstage werden aus dem Arbeitszeitmodell berechnet, abzüglich der gesetzlichen Feiertage.
Anlagenverzeichnis
Versicherungen, Prüfungen, Wartung und Garantien, mit einer Benachrichtigung in Teams vor Fristablauf.
So arbeiten wir
Kein verdecktes Risiko: Sie wissen von Anfang an, woran Sie sind.
Das Schätzrisiko tragen wir. Ihre Daten und Ihr Plan bleiben bei Ihnen.
Ihre Daten bleiben in Ihrem Tenant
Die Lösung läuft in Ihrem eigenen Microsoft 365 und Azure. Es gibt keine separate Plattform, die lizenziert oder gewartet werden muss.
Festpreis, fester Umfang
Wir kalkulieren die Arbeit, bevor wir beginnen. Der Umfang steht schriftlich fest, bevor die erste Zeile Code entsteht; jede Änderung wird offen kalkuliert und vereinbart.
Der schriftliche Plan gehört Ihnen
Unser Angebot erhalten Sie schriftlich, mit Umfang und Schritten. Sie können es behalten und verwenden, ob Sie mit uns arbeiten oder nicht.
Wählen Sie den Prozess, der Sie am meisten kostet. Genau diesen automatisieren wir zuerst.
In 30 Minuten gehen wir den Prozess durch und vereinbaren, was vor dem Projekt vorzubereiten ist.
Vielen Dank.
Wir antworten innerhalb eines Arbeitstages.