Vertragsfreigaben: vom Entwurf bis zur Signatur und Ablage, mit jeder Freigabe dokumentiert.
Der Vertrag beginnt mit einer Vorlage, in der Partner und Wert eingetragen sind. Rechtsabteilung und Finanzen geben ihn nacheinander frei, und oberhalb der Wertgrenze gibt die Geschäftsleitung ihn über eine Karte in Teams frei. Der Vertrag wird in DocuSign signiert, und die Anwendung legt die signierte Fassung im Ordner des Partners in SharePoint ab.
Ein 30-minütiges Gespräch über Ihren Vertrags-Workflow.
Ich brauche einen Dienstleistungsvertrag mit einem neuen Lieferanten.
Verträge
Entwurf aus Vorlage
- Vorlage
- Dienstleistungen
- Partner
- Aus der Anwendung
- Freigaben
- Recht, Finanzen
- Entwurf
- Recht
- Freigabe
Heute
- Der Vertrag wird aus einer alten, kopierten Fassung erstellt.
- Rechtsabteilung und Finanzen kommentieren per E-Mail, in unterschiedlichen Fassungen.
- Die Freigabe der Geschäftsleitung wird separat angefragt, per E-Mail oder auf Papier.
- Der signierte Vertrag wird dort gespeichert, wo ihn die jeweilige Person ablegt.
Mit dem Workflow
- Der Vertrag beginnt mit einer Vorlage, Partner und Wert sind eingetragen.
- Rechtsabteilung und Finanzen geben nacheinander frei; ihre Kommentare werden auf dem Vertrag gespeichert.
- Oberhalb der Wertgrenze gibt die Geschäftsleitung über eine Karte in Teams frei.
- Der Vertrag wird in DocuSign signiert und im Ordner des Partners abgelegt.
Schritt für Schritt
Vertragsfreigaben
Teams an Prozess-App
Schritt 1: Entwurf
Der Vertrag beginnt mit einer Vorlage, Partner und Wert sind eingetragen.
Prozess-App an Teams
Schritt 2: Recht
Die Rechtsabteilung prüft den Vertrag; die Kommentare werden auf dem Vertrag gespeichert.
Prozess-App an Teams
Schritt 3: Finanzen
Die Finanzabteilung prüft den Wert und die Zahlungsbedingungen.
Prozess-App an Teams
Schritt 4: Geschäftsleitung
Oberhalb der festgelegten Wertgrenze gibt die Geschäftsleitung über eine Karte in Teams frei.
Prozess-App an DocuSign
Schritt 5: Vertrag
Die Anwendung sendet den freigegebenen Vertrag zur Signatur in DocuSign.
DocuSign an SharePoint
Schritt 6: Signiert
Die Anwendung legt die signierte Fassung und das Zertifikat im Ordner des Partners ab.
Worauf er aufbaut
Rollenbasierte Freigaben in sechs Schritten, umgesetzt für einen Kunden aus der Industrie. Signatur in DocuSign, das wir für unsere eigenen Aufträge einsetzen.
Der Workflow im Überblick
Wir gehen den Workflow gemeinsam durch, vom Entwurf bis zur Ablage, mit einem Vertrag wie Ihrem.
Was der Workflow übernimmt
- 01
Jeder Vertrag durchläuft dieselben Freigabestufen, mit Partner, Wert und Frist.
- 02
Die Wertgrenze bestimmt, ob die Geschäftsleitung an der Freigabe beteiligt ist.
- 03
Die Kommentare von Rechtsabteilung und Finanzen werden auf dem Vertrag gespeichert.
- 04
Die Anwendung legt die signierte Fassung und das DocuSign-Zertifikat im Ordner des Partners ab.
Worauf er läuft
Microsoft 365, SharePoint, Power Apps, Power Automate und DocuSign. Alles in Ihrem eigenen Tenant, ohne separate Plattform, die lizenziert werden muss.
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Power Apps
- Power Automate
- DocuSign
Fragen aus Rechtsabteilung und Finanzen
Wo werden die signierten Verträge abgelegt?
In Ihrem SharePoint, im Ordner des Partners, zusammen mit dem DocuSign-Zertifikat.
Wer legt die Wertgrenze fest, ab der die Geschäftsleitung freigibt?
Sie. Die Wertgrenze wird in der Anwendung konfiguriert, ohne dass Sie bei uns eine Änderung anfragen müssen.
Welche Lizenzen benötigen wir?
Microsoft 365, Power Apps für die Personen, die im Workflow arbeiten, und ein DocuSign-Konto. Die Microsoft-Lizenzen können Sie direkt bei uns beziehen, als CSP-Partner.
Wie wird ein Vertrag bei Ihnen heute freigegeben?
Schildern Sie es uns in 30 Minuten. Wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt und zu welchem Festpreis.
Vielen Dank.
Wir antworten innerhalb eines Arbeitstages.