Bestellfreigaben: von der Anfrage in Teams zur freigegebenen Bedarfsanforderung.

Die Anfrage wird in Teams geschrieben, in den Worten der Person, die den Artikel benötigt. Der Agent sucht den Artikel im Katalog und schlägt die Bedarfsanforderung als Karte vor, die die Person bestätigt. Die Anwendung bestimmt die Freigebenden nach Kategorie und Wert, und die Entscheidung wird mit dem Freigabeverlauf auf der Bedarfsanforderung erfasst.

Workflow besprechen

Ein 30-minütiges Gespräch über Ihren Einkaufs-Workflow.

EinkaufsassistentTeams

Ich brauche bis Monatsende 500 blaue Kugelschreiber.

Einkauf

Vorschlag für eine Bedarfsanforderung

Artikel
Blauer Kugelschreiber, aus dem Katalog
Menge
500 Stk.
Termin
Monatsende
Anforderung erstelltEntwurf
  1. Anfrage
  2. Vorschlag
  3. Bedarfsanforderung

Heute

  1. Bedarfsanforderungen werden per E-Mail oder Chat gesendet.
  2. Der Einkauf sucht Artikel und Artikelnummer und füllt die Anforderung von Hand aus.
  3. Die Freigabe wird per E-Mail angefragt, bei jeder freigebenden Person einzeln.
  4. Der Status der Anforderung und die erteilten Freigaben werden nirgends erfasst.

Mit dem Workflow

  1. Die Anfrage wird in Teams geschrieben, und der Agent schlägt die Anforderung aus dem Katalog vor.
  2. Die Person bestätigt die Anforderung über die erhaltene Karte.
  3. Die Anwendung sendet die Anforderung an die nach Kategorie und Wert bestimmten Freigebenden.
  4. Die anfordernde Person erhält die Entscheidung und den Freigabeverlauf in Teams.

Schritt für Schritt

Bestellfreigaben

  1. Teams an KI-Agent

    Schritt 1: Anfrage

    Jemand schreibt in Teams, was benötigt wird: 500 blaue Kugelschreiber bis Monatsende. Der Agent fragt nur nach, was fehlt.

  2. KI-Agent an Prozess-App

    Schritt 2: Suche

    Der Agent sucht den Artikel in Ihrem Katalog, nach Bezeichnung und nach Artikelnummer, und schlägt nur dort gefundene Artikel vor.

  3. Prozess-App an Teams

    Schritt 3: Vorschlag

    Der Agent zeigt den Vorschlag in Teams als Karte, mit Artikel, Menge und Termin. Der Termin lässt sich ändern.

  4. Teams an Prozess-App

    Schritt 4: Bedarfsanforderung

    Die Person klickt auf „Erstellen“. Erst jetzt wird die Bedarfsanforderung gespeichert, als Entwurf.

  5. Prozess-App an Teams

    Schritt 5: Freigabe

    Zur Freigabe gesendet: Die Anwendung bestimmt die Freigebenden nach Kategorie und Wert.

  6. Prozess-App an Teams

    Schritt 6: Freigegeben

    Die freigegebene Bedarfsanforderung bleibt mit ihren Freigaben und ihrem Verlauf in der Anwendung. Die anfordernde Person erhält die Entscheidung in Teams.

Worauf er aufbaut

Prozess- und Freigabe-Workflows auf Power Apps und Power Automate, bei drei Kunden umgesetzt, und rollenbasierte Freigaben in sechs Schritten. Die Dateneingabe über einen Agenten in Copilot Studio läuft als Pilot in zwei Freigabe-Workflows.

Der Workflow im Überblick

Wir gehen den Workflow gemeinsam durch, von der Anfrage bis zur Bestellung, mit einer Bedarfsanforderung wie Ihrer.

Was der Workflow übernimmt

  1. 01

    Jede Bedarfsanforderung beginnt im Katalog, mit Artikel, Menge und Termin.

  2. 02

    Die Freigebenden werden nach Kategorie und Wert der Anforderung bestimmt, nach Ihren Regeln.

  3. 03

    Die Bedarfsanforderung wird erst gespeichert, wenn die anfordernde Person sie bestätigt.

  4. 04

    Jede Freigabe wird mit der freigebenden Person und dem Datum auf der Anforderung erfasst.

Worauf er läuft

Microsoft 365, Teams, Copilot Studio, Power Apps und Power Automate. Alles in Ihrem eigenen Tenant, ohne separate Plattform, die lizenziert werden muss.

  • Microsoft Teams
  • Copilot Studio
  • Power Apps
  • Power Automate

Fragen aus Einkauf und Finanzen

Kann der Agent einen Artikel vorschlagen, der nicht im Katalog steht?

Nein. Der Agent verwendet nur die Artikel aus Ihrem Katalog und die Angaben der Person. Artikelnummern oder Preise, die er nicht im Katalog gefunden hat, trägt er nicht ein.

Wer legt die Freigebenden fest?

Sie. Die Regeln nach Kategorie und Wert werden in der Anwendung konfiguriert.

Kann aus der freigegebenen Anforderung eine Bestellung im ERP werden?

Ja, wenn Sie Bestellungen in Ihrem ERP führen. Die Integration schreibt die Bestellung programmatisch ins ERP, ohne dass das ERP eine API benötigt, und die Bestellnummer wird auf die Anforderung zurückgeschrieben.

Wie wird eine Bedarfsanforderung bei Ihnen heute freigegeben?

Schildern Sie es uns in 30 Minuten. Wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt und zu welchem Festpreis.

Denis Stadler
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