Atlas Imagistica findet jeden Vertrag, jede Genehmigung und jede Police nach Partner, Person oder Ablaufdatum.
Wir haben das Intranet von Atlas Imagistica auf SharePoint Online aufgebaut und ein DMS, das Dokumente mit Azure OpenAI klassifiziert. Ein Dokument wird einmal hochgeladen, ohne Typ und ohne Metadaten, und in der richtigen Bibliothek abgelegt, im Ordner des Partners, der Person oder des Vertrags.
Bedarf des Kunden
Verträge, Ausschreibungen, Genehmigungen, Policen und Personaldokumente wurden in persönlichen Ordnern unter frei gewählten Namen gespeichert, und Ablaufdaten wurden von Hand verfolgt.
Atlas Imagistica benötigte die Ablage jedes Dokuments im richtigen Ordner, mit ausgefülltem Typ und Metadaten, ohne dass die Mitarbeitenden diese beim Hochladen auswählen.
Ergebnis
Verwaltungs-, Vertriebs- und Personaldokumente werden aus derselben Upload-Bibliothek abgelegt, mit Typ und Metadaten, die bei der Klassifizierung ausgefüllt werden. Dokumente, die die Klassifizierung nicht sicher zuordnen kann, bleiben zur Prüfung zurück, mit dem Grund am Dokument vermerkt.
Gelieferte Lösung
- Das IntranetStartseite, News, Organigramm, Standorte, Unternehmensgeschichte und Marketingmaterialien, auf SharePoint Online. Die Inhalte der Seiten werden aus SharePoint-Listen aktualisiert, ohne Codeänderungen.
- Dienstpläne und ZusammenarbeitDienstpläne in Microsoft Shifts und eine Seite für Zusammenarbeit mit den Teams und Bibliotheken jedes Benutzers, mit Schulung bei der Einführung.
- Ein Ort für den UploadEin Dokument wird in eine einzige Bibliothek hochgeladen, ohne Auswahl des Typs und ohne Ausfüllen der Metadaten.
- Klassifizierung mit Azure OpenAIDas DMS bestimmt den Dokumenttyp, füllt die Metadaten aus, etwa Partner, Person, Ausstellungsdatum und Ablaufdatum, und schreibt einen Konfidenzwert.
- Ablage im richtigen OrdnerDokumente mit einem Wert über der Schwelle werden nach einer Vorlage umbenannt und in ihre Bibliothek und ihren Ordner verschoben. Bibliotheken und Ordner werden nach Geschäftsbereich konfiguriert.
- Mit Dokumenten verknüpfte RegisterPartner, Personen, Vertriebs- und Vertragsakten, Geräte und Verfahren werden in Power Apps auf Dataverse geführt und mit SharePoint synchronisiert. Jedes Dokument ist mit seinen Einträgen verknüpft.
- Prüfung der AusnahmenDokumente mit einem Wert unter der Schwelle bleiben in der Upload-Bibliothek, mit dem Grund am Dokument vermerkt. Ein periodischer Bericht listet sie zur Prüfung und Korrektur auf.
So funktioniert es
- 01
Upload
Das Dokument wird in die Upload-Bibliothek hochgeladen, ohne Typ und ohne Metadaten.
SharePoint Online
- 02
Klassifizierung
Azure OpenAI bestimmt den Dokumenttyp und füllt die Metadaten aus, mit einem Konfidenzwert.
Azure OpenAI
Azure App Service
- 03
Ablage
Ein Dokument mit einem Wert über der Schwelle wird umbenannt und in seine Bibliothek und seinen Ordner verschoben.
- SharePoint Online
Power Automate
- 04
Wiederfinden
Dokumente werden nach Metadaten gesucht und aus den Registern für Partner, Personen und Verträge geöffnet.
Power Apps
Dataverse
