ANPCDEFP verwaltet Anwesenheit, Urlaub und Dienstreisen in einer einzigen Plattform.
Wir haben für ANPCDEFP die Plattform für die interne Verwaltung auf der Power Platform und den digitalen Arbeitsplatz der Agentur auf SharePoint Online aufgebaut. Anwesenheit, Zeiterfassung nach Tätigkeit und Projekt, Urlaub, Telearbeit und Dienstreisen werden in einem System verwaltet, über alle 12 Abteilungen, mit Freigabe durch den Koordinator und den Direktor.
Bedarf des Kunden
ANPCDEFP verwaltet EU-finanzierte Programme, das Personal ist in 12 Abteilungen organisiert. Die Arbeitszeit wird nach Tätigkeit und nach Projekt erfasst, und jede Dienstreise muss in die Budgets der Agentur für Tagegeld, Transport und Unterkunft passen.
Die Agentur benötigte ein einheitliches System für die Personalverwaltung, mit denselben Regeln in allen Abteilungen, Freigaben entlang der Hierarchie und Reporting für die Leitung. Die Dokumente der Abteilungen lagen in freigegebenen Ordnern auf On-Premises-Servern.
Ergebnis
Die Leitung von ANPCDEFP hat Anwesenheit, Stunden nach Tätigkeit und Projekt, Urlaub und Dienstreisen jeder Abteilung in einem System. Jeder Antrag erhält eine Registriernummer und wird entlang der Hierarchie freigegeben; eine Freigabe aktualisiert Zeiterfassung, Anwesenheit und Urlaubssaldo. Dienstreiseauftrag und Belege werden mit den freigegebenen Budgets erstellt und in SharePoint abgelegt.
Gelieferte Lösung
- Die Plattform für die interne VerwaltungEin System für Anwesenheit, Zeiterfassung, Urlaub, Telearbeit und Dienstreisen, auf der Power Platform, mit getrennten Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen. Die Personalabteilung pflegt die Stammdaten (Tätigkeiten, Projekte, Urlaubsarten, gesetzliche Feiertage, Budgets, Länder und Städte).
- Organisationsstruktur und ZugriffsrechteJede Abteilung ist eine eigene Einheit im System. Mitarbeitende haben Zugriff auf ihre eigenen Einträge, Koordinatoren auf die ihrer Abteilung und Direktoren auf die aller Abteilungen.
- Arbeitszeit nach Tätigkeit und ProjektDie Mitarbeitenden erfassen ihre Zeit täglich nach Tätigkeitsart und Projekt, und die Anwesenheit des Teams wird aus der Zeiterfassung aktualisiert. Der Tag wird am Tagesende automatisch abgeschlossen; danach kann ihn nur ein Administrator korrigieren.
- Urlaub und TelearbeitDer Antrag berechnet die Arbeitstage anhand des Feiertagskalenders und wird vom Koordinator, dann vom Direktor freigegeben, mit Stellvertretung bei Abwesenheit des Freigebenden. Die Freigabe trägt die Tage in die Zeiterfassung ein und zieht sie vom Jahressaldo ab; bei unbezahltem Urlaub wird die Personalabteilung benachrichtigt.
- Dienstreisen, mit ihren BudgetsDer Dienstreiseauftrag wird den Budgets für Tagegeld, Transport und Unterkunft zugeordnet, auch aufgeteilt auf mehrere Budgets und für Reisen mit Zwischenstationen. Der Direktor kann die Budgets während der Freigabe anpassen; am Ende werden Dienstreiseauftrag und Belege mit den Namen der Freigebenden erstellt.
- Reporting für die LeitungDas Dashboard zeigt den Status des Teams, die Urlaubssalden und die Anträge in Freigabe. Power-BI-Berichte liefern die Stunden nach Mitarbeitendem, Tätigkeit und Abteilung sowie die Monatsübersicht, mit markierten unvollständigen Tagen.
- Der digitale ArbeitsplatzDas Intranet der Agentur und die Arbeitsbereiche der Teams auf SharePoint Online und Teams, mit den von den Dateiservern migrierten Dokumenten. Die Verwaltungsplattform wird aus dem Intranet geöffnet, und die Dokumente der Dienstreisen werden in SharePoint abgelegt.
So funktioniert es
- 01
Der Antrag
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Zeit oder stellen einen Antrag auf Urlaub, Telearbeit oder Dienstreise, der eine Registriernummer erhält.
Power Apps
- 02
Freigabe entlang der Hierarchie
Der Antrag wird nach den Regeln der Abteilung vom Koordinator, dann vom Direktor freigegeben.
Power Automate
- 03
Erfassung
Die Freigabe aktualisiert Zeiterfassung, Anwesenheit und Urlaubssaldo, und die Dokumente der Dienstreise werden in SharePoint abgelegt.
SharePoint Online
- 04
Reporting
Die Leitung verfolgt Stunden, Urlaub und Dienstreisen nach Abteilung in den Power-BI-Berichten.
Power BI
