Eine Kampagne der internen Kommunikation mit Viva Amplify durchführen
Eine Kampagne in Viva Amplify fasst Ziel, Zielgruppen, Publikationen und Bericht an einer Stelle zusammen. Das Team schreibt einmal, veröffentlicht in Outlook, SharePoint und Teams, gibt vor der Veröffentlichung frei und liest die Ergebnisse pro Kanal aus.
KURZ GESAGT
Eine Kampagne hat ein Ziel, Kernbotschaften, Zielgruppen und eine Reihe von Publikationen. Jede Publikation wird aus einem Entwurf in Outlook, SharePoint und Teams veröffentlicht, in Teams freigegeben und erhält einen Bericht zu Reichweite und Interaktion pro Kanal.
Was enthält eine Kampagne in Viva Amplify?
Die Kampagne ist die Arbeitseinheit in Viva Amplify. Sie enthält:
- das Briefing: Ziel, Kernbotschaften, Zielgruppen und Zeitplan;
- die Publikationen: jede einmal geschrieben und pro Kanal angepasst;
- die Mitglieder: Besitzer, Bearbeiter und genehmigende Personen;
- den Bericht: Reichweite und Interaktion für jede Publikation.
Jede Kampagne erhält eine eigene Microsoft-365-Gruppe und eine SharePoint-Website, die nur für ihre Mitglieder zugänglich ist. Die Einrichtungsschritte stehen in unserer Anleitung zur Einrichtung von Viva Amplify.
Ein Entwurf, drei Kanäle
Eine Publikation wird im Hauptentwurf geschrieben und in Outlook als E-Mail, in SharePoint als News-Beitrag auf den gewählten Websites und in Teams als Beitrag oder Ankündigung in einem Kanal veröffentlicht. Änderungen für einen Kanal gelten nur für diesen Kanal; der Hauptentwurf bleibt die Referenz für die anderen.
Die Leser erhalten die Nachricht in Outlook, SharePoint oder Teams; das Kommunikationsteam prüft einen Text statt drei.
Freigabe vor der Veröffentlichung
Viva Amplify verwendet die App „Genehmigungen“ in Teams. Ein Bearbeiter reicht die Publikation ein, die genehmigende Person erhält die Anfrage in Teams, und veröffentlicht werden kann die Publikation erst nach der Freigabe. Der Freigabeverlauf wird in der Kampagne gespeichert.
Berichte pro Publikation und Kanal
Nach der Veröffentlichung zeigt der Bericht, wie viele Personen die Publikation erreicht hat und wie sie damit interagiert haben, aufgeschlüsselt nach Kanal.
Das Team sieht, welcher Kanal welche Zielgruppe erreicht, und passt die nächste Publikation an: Kanalmix, Zeitpunkt, Länge der Nachricht.
Wofür sich Kampagnen eignen
- Einführung von Produkten oder Systemen: eine Reihe von Publikationen vor und nach dem Go-live, etwa bei einer Copilot-Einführung, mit Schulungsterminen und Links.
- Organisatorische Änderungen: eine Fusion, eine neue Struktur oder eine neue Richtlinie, mit einheitlichen Botschaften und einer FAQ, die in jeder Publikation aktualisiert wird.
- Schulungsprogramme: Zeitplan, Unterlagen und Erinnerungen, nur an die Zielgruppen gesendet.
Worauf Viva Amplify aufbaut
Viva Amplify nutzt das bestehende Microsoft 365 des Unternehmens: Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive und Gruppen in Entra ID. Für die Personen, die Kampagnen erstellen, ist eine Viva-Lizenz erforderlich. In unseren Intranetprojekten (wir haben 8 Intranetportale auf SharePoint Online geliefert) wird Viva Amplify zusammen mit der Home Site, den News-Websites und den Teams-Kanälen konfiguriert, in denen die Publikationen erscheinen.
Steht eine Kampagne an?
Wir richten Viva Amplify, den Freigabeprozess und die erste Kampagne mit Ihrem Kommunikationsteam ein, auf Basis Ihres SharePoint-Intranets.
Denis Stadler
Gründer von Stadler & Partners. KI-Spezialist und Solution Architect für agentische KI auf Azure, Azure DevOps, SharePoint, Dynamics 365 und Power Apps. Schreibt über Microsoft-365-Funktionen so, wie sie im Produktivbetrieb arbeiten.
Über Denis