Von SharePoint Portal Server 2003 zu KI-Agenten: zwei Jahrzehnte SharePoint

Wo SharePoint begann

Ich habe 2005 begonnen, mit SharePoint zu arbeiten, auf SharePoint Portal Server 2003. Die Installationen liefen on-premises: Server installieren, Konfigurationen von Hand, Schulungen, in denen erklärt wurde, was eine Dokumentbibliothek ist.

Das Problem, das wir damals lösten, war Ordnung. Unternehmen hatten Postfächer voller Anhänge und unstrukturierte Netzlaufwerke. SharePoint brachte Bibliotheken, Versionierung, Berechtigungen und Teamwebsites. Wo die Benutzer die Regeln einhielten, funktionierte es. Wo niemand für die Inhalte verantwortlich war, füllte sich das Intranet mit veralteten Dokumenten.

Von 2010 bis 2013 habe ich an der SharePoint-Governance der ECHA gearbeitet, der Europäischen Chemikalienagentur in Helsinki. Governance bedeutete damals Websitestruktur, Berechtigungen und Verantwortung für Inhalte. Dieselben drei Themen entscheiden heute, ob ein KI-Agent korrekt antwortet.

Der Wechsel in die Cloud

Mit SharePoint Online in Microsoft 365 entfiel die Infrastrukturarbeit: keine Server zu patchen, keine Versionsmigrationen alle paar Jahre. SharePoint wurde ausserdem zur Speicherschicht unter Teams, OneDrive, Power Automate und Power Apps. Die Dateien jedes Teams-Kanals liegen in einer SharePoint-Bibliothek.

Der grösste Teil unserer Arbeit verlagerte sich auf die Konfiguration: Informationsarchitektur, Berechtigungen, Metadaten und Aufbewahrung. Wir haben 8 Intranetportale und 5 Dokumentenmanagementsysteme auf SharePoint Online geliefert, ohne separate Plattform, die lizenziert oder gewartet werden muss.

Suche und die ersten Relevanzfunktionen

Microsoft Graph begann, Personen, Dokumente und Aktivitäten zu verknüpfen: wer mit wem arbeitet, welche Dokumente am häufigsten geöffnet werden, wonach gesucht wird. Der Nutzen eines Intranets wurde zunehmend daran gemessen, wie schnell ein Dokument gefunden wird, nicht nur daran, wie viel es speichert.

Copilot und Agenten

Microsoft 365 Copilot antwortet aus den Inhalten in SharePoint, OneDrive, Outlook und Teams, mit den Berechtigungen des Benutzers, der fragt. Eine neue Mitarbeiterin fragt nach der Urlaubsrichtlinie und erhält die Antwort mit einem Link zum Dokument. Ein Manager lässt sich vor einer Besprechung einen Projektordner zusammenfassen. Den nächsten Schritt, Copilot bearbeitet Dokumente direkt und führt mehrstufige Aufgaben aus, beschreiben wir in Microsoft 365 Copilot Wave 3.

Mit Copilot Studio bauen wir Agenten, die auf den SharePoint-Inhalten des Kunden basieren. Zwei Freigabeprozesse, in denen ein Agent in Copilot Studio die Dateneingabe übernimmt, sind im Pilotbetrieb, und wir haben Agenten für den Einkauf und für IT-Tickets demonstriert. Ein Agent antwortet aus den Dokumenten, die er lesen kann: Eine abgelaufene Verfahrensanweisung, die noch veröffentlicht ist, wird als Quelle verwendet.

Governance vor Agenten

KI auf SharePoint verwendet alles, was ein Benutzer öffnen kann, auch das, was versehentlich freigegeben wurde. Berechtigungen, die seit Jahren niemand geprüft hat, und vertrauliche Dokumente, die mit dem ganzen Unternehmen geteilt sind, werden in Antworten als Quellen verwendet.

Was wir vor Copilot und Agenten konfigurieren:

• Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Purview, mit automatischer Klassifizierung vertraulicher Inhalte;
• Zugriffsüberprüfungen in Microsoft Entra ID für Gruppen und Websites;
• Aufbewahrungs- und Lebenszyklusrichtlinien für Websites und Dokumente;
• Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust (DLP);
• „Restricted SharePoint Search“, um die Websites einzuschränken, die Copilot während der Einführung durchsucht.

Details auf der Seite Microsoft Purview.

Agenten, die Aktionen ausführen

Agenten beantworten heute nicht nur Fragen, sondern führen auch Aktionen aus: Freigaben erteilen, Datensätze aktualisieren, Prozesse in anderen Systemen starten. Sie setzen dieselben Elemente voraus wie ein Intranet im Jahr 2005: strukturierte Websites, Dokumente mit einer verantwortlichen Person, korrekte Berechtigungen.