Sieben SharePoint-Funktionen für die Zusammenarbeit im Team

1. Dokumentenmanagement

SharePoint speichert Dokumente in Bibliotheken, mit Funktionen, die Netzlaufwerke und E-Mail-Anhänge nicht bieten:

• Versionierung: Jedes Speichern erzeugt eine Version, frühere Versionen lassen sich wiederherstellen;
• Berechtigungen pro Website, Bibliothek, Ordner oder Dokument, verwaltet über Gruppen in Microsoft Entra ID;
• gemeinsame Dokumenterstellung: Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei gleichzeitig;
• Metadaten: Spalten wie Dokumenttyp, Abteilung oder Kunde, die für Filter, Ansichten und Aufbewahrung verwendet werden.

Das Ergebnis ist eine aktuelle Version jedes Dokuments, mit ihrem Verlauf, an einer Stelle.

2. Integration mit Microsoft 365

• Teams: Jedes Team hat eine SharePoint-Website, und jeder Kanal hat einen Ordner in deren Dokumentbibliothek. Eine Datei, die in einem Kanal geteilt wird, ist eine Datei in SharePoint.
• OneDrive: SharePoint-Bibliotheken werden über den OneDrive-Client auf den Computer des Benutzers synchronisiert, für die Arbeit offline.
• Outlook: Anhänge lassen sich als Links zur SharePoint-Datei statt als Kopien teilen.

3. Freigaben und Automatisierung mit Power Automate

Die eigene Workflow-Engine von SharePoint wurde in SharePoint Online eingestellt. Die Automatisierung läuft in Power Automate und wird aus einer Liste oder einer Bibliothek gestartet:

• Freigaben für Dokumente, Anträge und Formulare;
• Benachrichtigungen und Erinnerungen, wenn sich ein Dokument ändert oder eine Frist näher rückt;
• Aufgabenzuweisung nach Regeln, etwa nach Abteilung oder Dokumenttyp.

Wir haben Freigabeprozesse mit Power Apps und Power Automate für Kunden aus Fertigung, Gesundheitswesen und professionellen Dienstleistungen umgesetzt.

4. Intranet und Portale

Kommunikationswebsites in SharePoint sind die Basis eines Intranets:

• Unternehmensnews, veröffentlicht auf der Home Site und angezeigt in Teams;
• Richtlinien und Verfahrensanweisungen, in Bibliotheken mit einer verantwortlichen Person und einem Gültigkeitsdatum;
• Abteilungswebsites für HR, IT oder Finanzen, verbunden über einen Hub mit gemeinsamer Navigation.

Wir haben 8 Intranetportale auf SharePoint Online geliefert.

5. Suche

Microsoft Search durchsucht Dokumente, Seiten, Listen, Personen und Metadaten und filtert die Ergebnisse nach den Berechtigungen des Benutzers. Die Qualität der Suche hängt von den Inhalten ab: Dokumente mit Metadaten und klaren Titeln werden gefunden, Dokumente mit dem Namen „final_v3.docx“ in einem allgemeinen Ordner nicht.

6. Mobiler und Remote-Zugriff

Die mobilen Apps von SharePoint und Teams bieten Zugriff auf Websites, News und Dokumente vom Smartphone aus. Der Zugriff lässt sich mit bedingtem Zugriff in Microsoft Entra einschränken, etwa nur auf verwaltete Geräte.

7. Nutzungsanalysen

Jede Website hat Nutzungsanalysen: Besucher, Seitenaufrufe, die meistgesehenen Seiten und Dokumente und die verwendeten Geräte. Websitebesitzer entfernen damit Inhalte, die niemand öffnet, und stellen die meistgenutzten Seiten in der Navigation nach vorne.

Was über das Ergebnis entscheidet

Die oben beschriebenen Funktionen sind in jedem Microsoft-365-Tenant verfügbar. Ob sie genutzt werden, entscheiden Websitestruktur, Berechtigungsmodell und Metadaten, die vor der Migration der Inhalte entworfen werden. Details auf unserer Seite Dokumentenmanagement.