Die Discovery-Phase in Robotic Process Automation (RPA): auswählen, was automatisiert wird

Was ist die Discovery-Phase?

Die Discovery-Phase ist die erste Phase eines RPA-Projekts. Bevor ein Roboter gebaut wird, beantwortet sie drei Fragen: Welche Prozesse lassen sich automatisieren, welche davon rechtfertigen den Aufwand und in welcher Reihenfolge werden sie automatisiert? Das Ergebnis ist eine priorisierte Liste von Prozessen, jeweils mit Volumen, Regeln, Ausnahmen, Datenquellen und geschätzter Rentabilität.

Warum sie wichtig ist

• Nicht jeder Prozess eignet sich für RPA. Prozesse mit vielen Ausnahmen, unstrukturierten Daten oder häufigen Änderungen ergeben Roboter, die ständig gewartet werden müssen.
• Die Rentabilität unterscheidet sich von Prozess zu Prozess. Eine Aufgabe, die zweimal im Monat anfällt, bringt wenig; eine Aufgabe, die hunderte Male am Tag anfällt, bringt viel.
• Risiken werden früh erkannt. Datenqualität, Compliance-Vorgaben und Änderungen an Anwendungen lassen sich vor der Entwicklung günstiger behandeln als danach.
• Das Projekt hat einen Bezugspunkt. Die in der Discovery-Phase gemessenen Volumen und Zeiten sind die Werte, mit denen die Ergebnisse nach dem Go-live verglichen werden.

Die Schritte

1. Prozesse identifizieren

Interviews und Workshops mit den Personen, die die Prozesse ausführen, sowie eine Durchsicht der vorhandenen Dokumentation. Für jeden Kandidaten: die Schritte, die verwendeten Anwendungen, das Volumen pro Monat und die Zeit pro Vorgang.

2. Machbarkeit

Für jeden Prozess: Sind die Regeln dokumentiert, wie viele Fälle sind Ausnahmen, sind die Eingangsdaten strukturiert (Formulare, elektronische Rechnungen, Dateien mit festem Format) oder Freitext, wie oft ändern sich die Bildschirme der Anwendungen?

3. Rentabilität schätzen

Die pro Monat entfallene manuelle Zeit, multipliziert mit dem Stundensatz, gemessen an den Kosten für Lizenzen, Entwicklung und Wartung. Die Methode beschreibt der Artikel Rentabilität von RPA berechnen.

4. Risiken

Datenqualität, regulatorische Anforderungen (etwa bei Finanz- oder personenbezogenen Daten), Abhängigkeit von Anwendungen, die abgelöst werden, und die Verfügbarkeit des Prozessverantwortlichen.

5. Priorisierung

Die Prozesse werden nach Rentabilität, Machbarkeit und Risiko geordnet. Der erste ist meist ein Prozess mit hohem Volumen, wenigen Ausnahmen und einem klaren Verantwortlichen, damit das Ergebnis sichtbar und messbar ist.

6. Plan

Die Reihenfolge der Automatisierung, die benötigten Ressourcen auf Kundenseite (Prozessverantwortlicher, Testdaten, Zugang zu den Anwendungen) und die Kriterien, nach denen jeder Roboter abgenommen wird.

Was die Discovery-Phase ausserdem entscheidet

Die Discovery-Phase kann ergeben, dass RPA für einen Prozess nicht das richtige Werkzeug ist:

• hat die Anwendung eine API, ist eine direkte Integration stabiler;
• ist der Prozess ein Formular mit einer Freigabe, passt ein Workflow mit Power Apps und Power Automate besser;
• erfordert die Entscheidung die Interpretation von Dokumenten, übernimmt ein KI-Modell mit Konfidenzschwellenwert diesen Teil und der Roboter den Rest.

Im Roboter, den wir für Aldia, ein Buchhaltungsunternehmen, gebaut haben, sind die Schritte so aufgeteilt: Power Automate Desktop verbucht elektronische Rechnungen und Kontoauszugspositionen in der Buchhaltungssoftware, ein Modell in Microsoft Foundry berechnet das vorgeschlagene Buchungskonto, und die Buchhaltung entscheidet über die Fälle unter dem Konfidenzschwellenwert und bleibt für die Buchführung verantwortlich.