Ersetzt RPA Menschen? Was Softwareroboter übernehmen und was beim Team bleibt

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) setzt Softwareroboter ein, die die Vorgänge ausführen, die eine Person in der Oberfläche einer Anwendung ausführt: ein Feld lesen, Daten eingeben, eine Datei öffnen, eine Schaltfläche anklicken. Der Roboter folgt festen Regeln und verändert die Anwendungen nicht, in denen er arbeitet. Verbreitete Plattformen sind Power Automate Desktop im Microsoft-Umfeld und UiPath.

Was der Roboter übernimmt

• Daten zwischen Systemen übertragen: aus einer E-Mail oder einem PDF ins ERP, von einer Anwendung in eine andere.
• Belege buchen: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszugspositionen im Buchhaltungs- oder ERP-System.
• Routineberichte: dieselben Daten jeden Tag oder jede Woche extrahieren und in ein festes Format bringen.
• Prüfungen nach Regeln: zwei Listen vergleichen, Abweichungen markieren, eine Benachrichtigung senden.

Das sind Vorgänge mit hohem Volumen, festen Regeln und strukturierten Daten. Der Roboter führt sie jedes Mal gleich aus, protokolliert jeden Lauf und kann ausserhalb der Bürozeiten arbeiten.

Was beim Team bleibt

• Ausnahmen: ein Dokument, das nicht den Regeln entspricht, fehlende Daten, ein Fall, den die Regeln nicht abdecken.
• Entscheidungen, die eine Auslegung erfordern: ob eine Forderung anerkannt wird, wie eine ungewöhnliche Transaktion zu behandeln ist.
• Kontakt mit Kunden und Lieferanten: Verhandlungen, Erklärungen, Problemlösung.
• Prüfung der Ergebnisse des Roboters: Eine Person ist für den Prozess verantwortlich und prüft die Berichte und die Ausnahmen.

Wie sich die Arbeit nach einem RPA-Projekt ändert

Mitarbeitende geben dieselben Daten nicht mehr in zwei Systeme ein und verwenden diese Zeit für die Fälle, die der Roboter markiert. Eine Person im Team wird verantwortlich für den automatisierten Prozess: Sie kennt die Regeln, liest die Berichte des Roboters und beantragt Änderungen, wenn sich der Prozess ändert.

Die Änderung muss vor dem Projekt erklärt werden, nicht danach. Mitarbeitende, die wissen, welche Aufgaben der Roboter übernimmt und was sie stattdessen tun, helfen bei der Definition der Regeln; Mitarbeitende, die vom Roboter überrascht werden, umgehen ihn häufig.

Ein Beispiel aus der Buchhaltung

Für Aldia, eine Buchhaltungskanzlei, haben wir einen Roboter auf Basis von Power Automate Desktop geliefert. Für jedes Unternehmen im Mandantenbestand lädt er die E-Rechnungen aus dem System der rumänischen Steuerbehörde herunter, bucht sie in der Buchhaltungssoftware, ordnet die Zahlungen aus den Kontoauszügen den Rechnungen zu und sendet einen Bericht mit den Warnungen. Ein Modell in Microsoft Foundry berechnet das vorgeschlagene Sachkonto; Vorschläge unter dem Konfidenzschwellenwert werden zur Entscheidung durch die Buchhalterin oder den Buchhalter markiert.

Der Roboter übernimmt die wiederkehrenden Buchungen; die Buchhalterin oder der Buchhalter entscheidet weiterhin und bleibt für die Bücher verantwortlich. Die Buchhaltung verwendet ihre Zeit für Analysen, für ihre Mandanten und für die Fälle, die eine fachliche Beurteilung erfordern.

Wann RPA nicht das richtige Werkzeug ist

• Die Anwendung hat eine API, und eine direkte Integration ist stabiler als die Automatisierung der Oberfläche;
• der Prozess ändert sich häufig, und der Roboter muss ständig angepasst werden;
• die meisten Fälle sind Ausnahmen, sodass der Roboter wenig übernimmt und das Team viel prüft.

Der Nutzen eines RPA-Projekts wird vor dem Start für den gewählten Prozess berechnet: siehe den ROI von RPA berechnen.