Rentabilität von Robotic Process Automation (RPA) berechnen

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) automatisiert die Bedienschritte, die ein Benutzer in der Oberfläche einer Anwendung ausführt: einen Bildschirm öffnen, ein Feld lesen, Daten eingeben, eine Schaltfläche klicken, eine Datei speichern. Der Software-Roboter führt dieselben Schritte nach festen Regeln aus, ohne die bestehenden Anwendungen zu verändern.

RPA kommt dort zum Einsatz, wo Anwendungen keine API haben oder eine direkte Integration teurer wäre als die Automatisierung der Oberfläche. Verbreitete Plattformen sind Power Automate Desktop im Microsoft-Umfeld und UiPath.

Nutzen, der in die Berechnung eingeht

• Entfallene Arbeitszeit: Der Roboter führt die wiederkehrenden Bedienschritte aus, die Mitarbeitenden bearbeiten nur die Ausnahmen.
• Eingabefehler: Der Roboter überträgt Daten exakt, dadurch sinken spätere Korrekturen und Abstimmungen.
• Erweiterte Laufzeiten: Der Roboter läuft auch ausserhalb der Arbeitszeit, etwa für die nächtliche Verarbeitung der tagsüber eingegangenen Dokumente.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Ausführung wird protokolliert, mit den verarbeiteten Daten und den Fehlern.
• Mehr Volumen ohne Neueinstellungen: Derselbe Roboter verarbeitet mehr Dokumente pro Monat, bis zur Grenze der verfügbaren Laufzeit.

Die ROI-Formel

ROI = (Nettonutzen / Investitionskosten) × 100

Der Nettonutzen ist die Differenz zwischen finanziellem Nutzen und Gesamtkosten im selben Zeitraum, üblicherweise ein oder drei Jahre.

Berechnung Schritt für Schritt

1. Kosten

• Lizenzen für die RPA-Plattform und für die Maschinen, auf denen die Roboter laufen;
• Entwicklung: Prozessanalyse, Bau des Roboters, Tests mit realen Daten;
• Wartung: Anpassungen bei geänderten Anwendungsoberflächen, Überwachung, Fehlerbehebung;
• Schulung des Teams, das die Ausnahmen bearbeitet.

2. Direkter Nutzen

• Entfallene Stunden: Vorgänge pro Monat × manuelle Zeit pro Vorgang × Stundensatz der Mitarbeitenden. Ein Roboter, der beispielsweise 2.000 Arbeitsstunden pro Jahr übernimmt, erzeugt einen Nutzen von 2.000 × dem Stundensatz der Personen, die diese Arbeit bisher erledigt haben.
• Kosten vermiedener Fehler: Vertragsstrafen, Nacharbeit und Abstimmungen aufgrund falsch eingegebener Daten.

3. Indirekter Nutzen

Mehr Volumen mit demselben Team, kürzere Antwortzeiten gegenüber Kunden und ein geringeres Compliance-Risiko. Dieser Nutzen wird in der Analyse separat ausgewiesen, weil er schwerer zu beziffern ist.

4. Break-even

Der Monat, in dem der kumulierte Nutzen die kumulierten Kosten erreicht. Er ergibt sich aus den Anfangskosten, den monatlichen Wartungskosten und dem monatlichen Nutzen.

5. Skalierung

Komponenten, die für den ersten Roboter gebaut wurden (Anmeldung an Anwendungen, Auslesen von Dokumenten, Reporting), werden in den nächsten Prozessen wiederverwendet. Die Entwicklungskosten pro Prozess sinken, und der kumulierte ROI steigt.

Ein Beispiel aus unseren Projekten

Für Aldia, ein Buchhaltungsunternehmen, haben wir einen Roboter auf Basis von Power Automate Desktop geliefert. Für jedes Unternehmen im Mandantenbestand lädt der Roboter die elektronischen Rechnungen aus dem System der rumänischen Steuerbehörde herunter, verbucht sie in der Buchhaltungssoftware, ordnet die Zahlungen aus den Kontoauszügen den Rechnungen zu und sendet am Ende einen Bericht mit den Warnungen. Ein Modell in Microsoft Foundry berechnet das vorgeschlagene Buchungskonto; Vorschläge unter dem Konfidenzschwellenwert werden zur Entscheidung durch die Buchhaltung markiert. Der Roboter ist im Produktivbetrieb.

So wählen wir Prozesse aus

• Hohes, wiederkehrendes Volumen: Hunderte oder Tausende von Vorgängen pro Monat.
• Feste Regeln: Die Entscheidung lässt sich als Regel formulieren; Entscheidungen, die Interpretation erfordern, bleiben bei einer Person oder bei einem KI-Modell mit Konfidenzschwellenwert.
• Strukturierte oder zuverlässig extrahierte Daten: Formulare, elektronische Rechnungen, Dateien mit festem Format.
• Stabile Oberflächen: Anwendungen, deren Bildschirme sich häufig ändern, erhöhen die Wartungskosten.

Die Rentabilität wird auch nach dem Go-live verfolgt: Anzahl der Ausführungen, manuell bearbeitete Ausnahmen und Bearbeitungszeit, verglichen mit den vor dem Projekt gemessenen Werten.