Microsoft 365 Copilot im Unternehmen: vier Schritte zu einer Einführung mit Ergebnis

Was leistet Microsoft 365 Copilot?

Copilot ist in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und SharePoint integriert. Es entwirft Texte, fasst Besprechungen und E-Mail-Verläufe zusammen, zieht die Kernpunkte aus einem Dokument heraus und schlägt Aufgaben aus Unterhaltungen vor. Für seine Antworten verwendet es die Microsoft-365-Inhalte des Unternehmens über Microsoft Graph, mit den Berechtigungen des Benutzers, der fragt.

Die praktische Folge: Copilot findet jedes Dokument, das der Benutzer öffnen kann, auch Dokumente, die versehentlich freigegeben wurden. Deshalb beginnt eine Einführung bei den Daten, die Lizenzen kommen danach.

Schritt 1: die ersten Anwendungsfälle

Wir wählen Anwendungsfälle, die Mitarbeitende täglich wiederholen und deren Ergebnis sich sofort prüfen lässt:

• Besprechungszusammenfassungen aus Microsoft Teams, mit Entscheidungen und Aufgaben;
• Entwürfe für E-Mails und interne Mitteilungen;
• Dokumentenanalyse: die Zusammenfassung eines Vertrags, Berichts oder Angebots, mit den Kernpunkten;
• Aufgaben aus Unterhaltungen, angelegt in Planner oder To Do.

Schritt 2: Daten und Berechtigungen

Copilot liefert nur aus geordneten Inhalten mit korrekten Berechtigungen korrekte Ergebnisse. Vor der Aktivierung:

• prüfen wir SharePoint-Websites und OneDrive-Dateien, die für „alle in der Organisation“ oder über anonyme Links freigegeben sind;
• verschieben wir Arbeitsdokumente aus lokalen Ordnern und von Fileservern nach SharePoint, in Bibliotheken mit Metadaten;
• entfernen wir Duplikate und alte Versionen, die als Quelle dienen könnten;
• versehen wir vertrauliche Inhalte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview;
• beschränken wir den Zugriff über Gruppen in Microsoft Entra ID, nicht über einzelne Benutzer.

Die Konfigurationsschritte im Tenant beschreibt der Artikel Microsoft 365 Copilot konfigurieren.

Schritt 3: Schulung der Benutzer

Die Mitarbeitenden kennen die Anwendungen, doch die Arbeit mit einem KI-Assistenten erfordert neue Gewohnheiten: wie die Anfrage formuliert wird, welcher Kontext nötig ist, welches Ausgabeformat verlangt wird und wie die Antwort geprüft wird.

• Kurze Sitzungen zu den in Schritt 1 gewählten Anwendungsfällen;
• Ein Kanal in Microsoft Teams, in dem Benutzer die Beispiele veröffentlichen, die funktioniert haben;
• Wöchentliche Beispiel-Prompts für die Rollen im Pilot.

Schritt 4: Pilot und Ausweitung

Die Lizenzen gehen zuerst an eine Pilotgruppe von 15 bis 20 Benutzern aus verschiedenen Rollen: Geschäftsleitung, Vertrieb, Support, HR. Nach einigen Wochen:

• werten wir den Copilot-Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center und das Copilot Dashboard in Viva Insights aus;
• sammeln wir bei den Benutzern die Fälle, in denen sie Zeit gespart haben, und jene, in denen das Ergebnis neu erstellt werden musste;
• erweitern wir die Lizenzen auf die Rollen mit wiederholbaren Anwendungsfällen.

Grenzen, die Sie einplanen sollten

• Generierter Text wird vor dem Versand von einer Person geprüft.
• In Excel erstellt Copilot Analysen und Formeln auf Daten, die als Tabellen strukturiert sind; ein Power-BI-Modell für das Finanzreporting ersetzt es nicht.
• Das Modell kann falsche Aussagen erzeugen. Antworten mit Zahlen oder Zitaten werden im Quelldokument geprüft, das Copilot angibt.