Copilot Studio oder n8n: wann welche Plattform passt

Was leistet jede Plattform?

Copilot Studio ist die Plattform von Microsoft, in der KI-Agenten und Workflows erstellt werden. Ein Agent wird in Microsoft Teams, in Microsoft 365 Copilot, auf SharePoint oder auf einer Website veröffentlicht. Er wird über Power-Platform-Connectors, REST-APIs und MCP-Server mit anderen Systemen verbunden. Standardmässig melden sich die Nutzer mit ihrem Microsoft-Entra-Konto an, und die Connectors arbeiten mit den Berechtigungen dieses Nutzers.

n8n ist eine Plattform für Workflow-Automatisierung. Sie bietet Hunderte von Nodes für externe Systeme, einen HTTP-Request-Node für jede API sowie JavaScript- oder Python-Code, wo es keinen Node gibt. Sie hat auch Nodes für KI-Agenten, mit Modellen von OpenAI, Anthropic oder Google. n8n lässt sich auf eigener Infrastruktur betreiben; wir stellen es in Containern im Azure-Abonnement des Kunden bereit.

Bei den Funktionen überschneiden sich die beiden stark. Drei Dinge unterscheiden sie: wer am Dialog beteiligt ist, wo die Lösung läuft und wer für den Betrieb verantwortlich ist.

Wann passt Copilot Studio?

Copilot Studio passt, wenn eine Person mit dem Agenten arbeitet:

• Der Dialog findet in Microsoft Teams oder Microsoft 365 Copilot statt. Der Agent wird dort direkt veröffentlicht, ohne separate Oberfläche.
• Der Agent darf nur auf die Daten des Nutzers zugreifen. Die Connectors authentifizieren sich im Namen des Nutzers, und die Aktionen erscheinen im Überwachungsprotokoll unter dessen Namen.
• Die IT will zentrale Kontrolle. Im Power Platform Admin Center blockieren Datenrichtlinien Connectors, HTTP-Anfragen oder die Veröffentlichung in bestimmten Kanälen, Umgebung für Umgebung.
• Die Daten liegen bereits in Microsoft 365 und Dataverse. Für SharePoint, Outlook, Microsoft Teams und Dataverse gibt es Microsoft-Connectors mit Entra-Authentifizierung.

So bauen wir unsere eigenen Agenten: Der Agent durchsucht den Katalog, entnimmt die Anfrage aus einem Satz und schlägt auf einer Karte einen Datensatz vor. Gespeichert wird erst, wenn eine Person bestätigt. Wir haben zwei vorgeführte Agenten, für Einkauf und IT-Tickets, und zwei Freigabe-Workflows im Pilotbetrieb, in denen ein Agent in Copilot Studio die Dateneingabe übernimmt.

Wann passt n8n?

n8n passt, wenn die Automatisierung zwischen Systemen läuft, ohne Person im Dialog:

• Der Workflow startet mit einem Ereignis. Eine neue Rechnung in einem Lieferantenportal, eine hochgeladene Datei, ein Webhook-Aufruf, eine Uhrzeit.
• Die meisten Systeme liegen ausserhalb des Microsoft-Stacks. Lokal betriebene ERP-Systeme, Onlineshops, Transportdienstleister, APIs ohne Power-Platform-Connector.
• Die Daten müssen auf Ihrer Infrastruktur bleiben. In Ihrem Azure-Abonnement bereitgestellt, verarbeitet n8n die Daten dort, mit den Zugangsdaten in Azure Key Vault.
• Lizenzkosten zählen bei hohem Volumen. Die Community Edition ohne Lizenzschlüssel ist kostenlos; Sie bezahlen die Azure-Infrastruktur, auf der sie läuft.

Wir betreiben n8n selbst, in Containern auf Azure, intern und ohne Zugang aus dem Internet. Die Details der Bereitstellung stehen auf der Seite n8n selbst gehostet in Azure.

Grenzen von Copilot Studio

• Die Kosten hängen vom Design des Agenten ab. Die Nutzung wird in Copilot Credits gemessen. Wenn ein Reasoning-Modell den Agenten ausführt, richtet sich die Abrechnung nach den verarbeiteten Tokens, einschliesslich Anweisungen, Gesprächsverlauf und abgerufener Ergebnisse; einige lange Dialoge können also viele Credits verbrauchen. Nutzer mit einer Lizenz für Microsoft 365 Copilot werden nicht belastet, wenn sie den Agenten in Microsoft Teams verwenden; autonome Agenten, die durch ein Ereignis gestartet werden, verbrauchen unabhängig von Lizenzen Credits.
• Er läuft nur in der Microsoft-Cloud. Der Agent läuft in Azure-Rechenzentren, in der Region seiner Power-Platform-Umgebung. Für den Zugriff auf ein System im lokalen Netzwerk ist das lokale Datengateway (On-premises data gateway) erforderlich.
• Systeme ausserhalb von Microsoft erfordern zusätzlichen Aufwand. Für Connectors zu externen Systemen liegt die Verantwortung für die Daten laut Microsoft bei der Person, die den Agenten erstellt. Eine API ohne Connector erfordert einen benutzerdefinierten Connector.
• Datenrichtlinien gelten auch für bestehende Agenten. Ein durch eine Richtlinie blockierter Connector verhindert die Veröffentlichung jedes Agenten, der ihn verwendet. Prüfen Sie die Richtlinien vor dem Produktivgang.

Grenzen von n8n

• Der Betrieb liegt bei Ihnen. Die n8n-Dokumentation überlässt Datenbankkonfiguration, Benutzer, Sicherheit, Monitoring und Updates dem Betreiber. Jemand muss nach der Übergabe dafür verantwortlich sein.
• Der Community Edition fehlen die Enterprise-Funktionen. Single Sign-on (SAML oder LDAP), getrennte Umgebungen, Versionskontrolle mit Git, externe Secrets, das Teilen von Workflows zwischen Nutzern und Log-Streaming gibt es nur mit der Business- oder Enterprise-Lizenz.
• Workflows übernehmen nicht die Berechtigungen des Nutzers. Ein n8n-Workflow läuft mit den darin gespeicherten Zugangsdaten. Muss ein n8n-Agent mit den Berechtigungen der jeweiligen Person handeln, ist dafür ein eigener Mechanismus zu bauen.
• Die Lizenz schränkt den Weiterverkauf ein. Die n8n-Lizenz erlaubt die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke. Die Weitergabe an andere ist nur kostenlos und zu nicht kommerziellen Zwecken erlaubt.

Beide Plattformen können vor einer Aktion die Freigabe durch eine Person verlangen: in Copilot Studio über Karten und Freigabeschritte, in n8n über die Freigabe eines KI-Tool-Aufrufs, angefordert in Microsoft Teams, Outlook oder Slack.

Wann passt keine der beiden?

• Der Prozess ist nicht beschrieben. Wenn niemand sagen kann, wer freigibt, was hineingeht und was herauskommt, hat der Agent keine Regeln, nach denen er arbeiten kann. Beschreiben Sie zuerst den Prozess.
• Der Workflow kopiert Daten zwischen Microsoft-365-Apps, ohne KI. Microsoft-365-Lizenzen enthalten Power Automate mit Standard-Connectors; das deckt diesen Fall ohne neue Plattform ab.
• Dieselbe Entscheidung wiederholt sich in grossem Volumen. Das Klassifizieren tausender Dokumente pro Tag oder das Auslesen von Belegen erfolgt mit einem Modell in Microsoft Foundry, aufgerufen aus einem Workflow, mit einem Konfidenzschwellenwert, unter dem eine Person entscheidet.
• Die Anwendung braucht eine eigene Oberfläche und komplexe Regeln. Erstellen Sie eine Anwendung, in Power Apps oder als Individualsoftware, und setzen Sie den Agenten darauf auf.

Lassen sich beide kombinieren?

Ja. n8n kann als MCP-Server arbeiten und Workflows als authentifizierte Werkzeuge bereitstellen. Copilot Studio kann einen bestehenden MCP-Server als Werkzeug für einen Agenten hinzufügen. Der Nutzer spricht mit dem Agenten in Microsoft Teams, und der Agent ruft den n8n-Workflow auf, der in das ERP-System schreibt. Der Zugriff auf den MCP-Server erfolgt über Power-Platform-Connectors, daher gelten auch hier die Datenrichtlinien des Administrators.

Fragen

Welche Plattform kostet weniger? Das hängt davon ab, wer die Automatisierung nutzt und wie oft. Copilot Studio verbraucht Copilot Credits, die als Prepaid-Kapazität gekauft oder nutzungsbasiert abgerechnet werden; Nutzer mit einer Lizenz für Microsoft 365 Copilot werden nicht belastet, wenn sie den Agenten in Microsoft Teams verwenden. n8n Community hat keine Lizenzkosten, aber Kosten für Infrastruktur und Betrieb.

Können wir mit einer Plattform beginnen und später wechseln? Die Prozesslogik lässt sich übernehmen: die Schritte, die Regeln, die Systeme. Die Workflows selbst werden neu erstellt, weil sich die Formate zwischen den Plattformen unterscheiden.

Verlassen die Daten das Unternehmen? Mit Copilot Studio bleiben die Daten in der Region der Power-Platform-Umgebung, in der Microsoft-Cloud. Mit n8n in Ihrem eigenen Azure-Abonnement bleiben die Daten in diesem Abonnement, abgesehen von den Aufrufen externer Dienste, die Sie konfigurieren, einschliesslich KI-Modellen.