SharePoint-Agenten: der KI-Assistent, der aus den Inhalten Ihres Intranets antwortet
Ein SharePoint-Agent beantwortet Fragen aus den Inhalten einer Website, einer Bibliothek oder ausgewählter Dateien, mit den Berechtigungen des Benutzers, der fragt. Die Qualität der Antworten hängt davon ab, wie gut das Intranet geordnet ist.
KURZ GESAGT
Jede SharePoint-Website hat einen Standardagenten, und Benutzer können Agenten für bestimmte Bibliotheken oder Dateien anlegen. Der Agent verwendet nur die Inhalte, auf die der Benutzer zugreifen kann, und nennt die Quelldokumente.
Was ist ein SharePoint-Agent?
Ein SharePoint-Agent ist ein KI-Assistent, der mit den Inhalten einer SharePoint-Online-Website verbunden ist. Er nimmt Fragen in natürlicher Sprache entgegen, durchsucht die Seiten und Dokumente der Website, formuliert eine Antwort und nennt die Dokumente, aus denen sie stammt.
Jede Website hat einen Standardagenten, der alle Inhalte der Website verwendet. Websitebesitzer und Mitglieder können eigene Agenten anlegen, beschränkt auf bestimmte Bibliotheken, Ordner oder Dateien, mit Anweisungen und Einstiegsfragen. Der Agent wird als Datei in der Bibliothek der Website gespeichert und lässt sich in Chats und Kanälen von Microsoft Teams teilen.
Wie funktionieren die Berechtigungen?
Der Agent verwendet nur die Inhalte, auf die der fragende Benutzer zugreifen kann. Zwei Benutzer, die denselben Agenten fragen, können unterschiedliche Antworten erhalten, wenn sie unterschiedliche Rechte auf die Dokumente haben.
Die praktische Folge: Ist ein vertrauliches Dokument versehentlich freigegeben, verwendet der Agent es als Quelle für alle, die es öffnen können. Die Berechtigungen werden deshalb vor der Aktivierung geprüft.
Für die volle Nutzung erfordern SharePoint-Agenten eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz oder eine im Tenant eingerichtete nutzungsbasierte Abrechnung.
Einsatzbereiche im Intranet
- HR: Fragen zu Urlaub, Zusatzleistungen, internen Regelungen und Formularen, beantwortet aus den veröffentlichten Richtlinien.
- Projekte: Stand der Liefergegenstände, zuletzt geänderte Dokumente, Entscheidungen aus den Besprechungsprotokollen.
- Verfahren und Anleitungen: Ein Benutzer fragt, wie eine Aufgabe ausgeführt wird, und der Agent gibt die Schritte aus dem freigegebenen Verfahren zurück, mit Link zum Dokument.
Was wir vor der Aktivierung vorbereiten
In unseren Intranetprojekten auf SharePoint Online (wir haben 8 Intranetportale und 5 Dokumentenmanagementsysteme umgesetzt) umfasst die Vorbereitung auf Agenten vier Schritte:
- Berechtigungen: Websites und Bibliotheken, die für die gesamte Organisation freigegeben sind, anonyme Links, Gruppen mit Mitgliedern, die das Unternehmen verlassen haben.
- Inhalte: doppelte Dokumente, alte Versionen von Verfahren, nicht aktualisierte Seiten. Sind beide Versionen veröffentlicht, verwendet der Agent das abgelaufene Verfahren neben dem gültigen als Quelle.
- Metadaten: Dokumenttyp, Abteilung und Gültigkeitsdatum, in den Bibliotheken ausgefüllt.
- Governance: wer Agenten anlegen darf, welche Agenten der Websitebesitzer freigibt, wie die Antworten in den ersten Wochen geprüft werden.
So starten wir
Wir wählen eine einzelne Website mit vielen wiederkehrenden Fragen, meist HR oder die Verfahrensbibliothek. Wir richten den Agenten ein, testen ihn mit Benutzern aus dieser Abteilung, korrigieren die Inhalte dort, wo Antworten falsch sind, und erweitern dann auf weitere Websites. Für Agenten, die neben Antworten auch Aktionen ausführen, setzen wir Copilot Studio ein.
Ist Ihr Intranet bereit für Agenten?
Wir prüfen Websitestruktur, Berechtigungen und veraltete Inhalte und richten die ersten Agenten auf den Websites mit den meisten Fragen ein.
Denis Stadler
Gründer von Stadler & Partners. KI-Spezialist und Lösungsarchitekt für Agentic AI auf Azure, Azure DevOps, SharePoint, Dynamics 365 und Power Apps. Schreibt über Microsoft-365-Funktionen, wie sie im Produktivbetrieb arbeiten.
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