Business-App in Microsoft 365: SharePoint, Dataverse oder Azure?

Welche Datenplattform?

Wenn ein Unternehmen, das mit Microsoft 365 arbeitet, eine interne Anwendung braucht (Bedarfsanforderungen, ein Geräteverzeichnis, Projektverfolgung), lautet die erste Entscheidung: Wo werden die Daten gespeichert? Es gibt drei Optionen: SharePoint-Listen, Dataverse oder eine Azure-SQL-Datenbank hinter einer eigens entwickelten Anwendung. Die Entscheidung bestimmt Performance, Sicherheit, Lizenzierung und Wartungskosten.

1. SharePoint-Listen

SharePoint ist in den Microsoft-365-Lizenzen enthalten und erfordert keine zusätzlichen Lizenzen. Es eignet sich für Abteilungsanwendungen, mit einer Oberfläche in Power Apps oder direkt mit den Formularen der Liste.

Technische Grenzen, die Sie einplanen sollten:

• eine Ansicht, die mehr als 5.000 Elemente zurückgibt, überschreitet den Schwellenwert der Listenansicht und muss über indizierte Spalten gefiltert werden;
• eine Ansicht kann höchstens 12 Spalten vom Typ Lookup enthalten (einschliesslich Person, Managed Metadata und Workflow Status);
• Lookups zwischen Listen erzwingen keine referenzielle Integrität: Ein Element lässt sich löschen, auch wenn andere Listen darauf verweisen;
• Berechtigungen lassen sich pro Liste oder pro Element vergeben, nicht pro Spalte;
• eine Power-Apps-Anwendung mit mehreren SharePoint-Listen als Datenquellen wird schwer wartbar und stösst beim Filtern an Delegierungsgrenzen.

Geeignet für: HR- und IT-Anfragen, Bedarfsanforderungen, Gerätelisten, Freigaben ohne relationale Daten.

2. Power Apps mit Dataverse

Dataverse ist die Datenbank der Power Platform. Sie ist die Wahl, wenn die Anwendung zu einem zentralen System wird, mit verknüpften Tabellen und Geschäftsregeln.

• 1:n- und n:m-Beziehungen, mit referenzieller Integrität;
• Sicherheit nach Rolle, Geschäftseinheit, Datensatz und Spalte;
• Geschäftsregeln, Validierungen und berechnete Spalten, in der Plattform definiert;
• Überwachungsprotokoll auf Tabellen und Spalten;
• direkte Integration mit Dynamics 365, Power BI, Power Automate und Copilot Studio.

Dataverse erfordert Power-Apps-Premium-Lizenzen für die Benutzer. Die Dokumente bleiben in SharePoint gespeichert und sind mit den Dataverse-Datensätzen verknüpft; Power Automate synchronisiert die Metadaten zwischen beiden.

Geeignet für: Anwendungen für Projekte, Vertrieb und operative Prozesse; Anwendungen mit Power-BI-Berichten und automatisierten Abläufen.

3. Eigene Anwendung auf Azure

Für eine eigene Oberfläche, grosse Datenmengen oder ERP-Integration bauen wir die Anwendung aus drei Teilen:

• Oberfläche: SharePoint-Framework-Webparts (SPFx) in React, mit Fluent-UI-Komponenten, denselben wie in den Microsoft-365-Anwendungen. Die Webparts lassen sich auch als Apps in Microsoft Teams veröffentlichen.
• API: eine .NET-Anwendung auf Azure App Service, die Geschäftslogik und Validierungen enthält.
• Daten: Azure SQL Database, ohne die Ansichtsschwellenwerte und Delegierungsgrenzen von Power Apps.

Die Anmeldung erfolgt über Microsoft Entra ID, mit denselben Konten wie in Microsoft 365; Microsoft Graph gibt Zugriff auf Benutzer, Gruppen, Dateien und Kalender.

Diese Option erfordert React- und .NET-Entwickler sowie monatliche Hosting-Kosten in Azure, und die Entwicklung dauert länger als bei einer Power-Apps-Anwendung. Wir haben drei Projekte dieser Art geliefert, Partnerportale für zwei Industrieunternehmen; eines davon ist das ALRO-Portal.

Vergleich

Kriterium	SharePoint	Power Apps und Dataverse	Eigene Anwendung auf Azure
Lizenzierung	in Microsoft 365 enthalten	Power-Apps-Premium-Lizenzen	Azure-Verbrauch
Beziehungen	Lookups ohne Integrität	relational, mit Integrität	relational, in SQL
Sicherheit	pro Liste und pro Element	pro Rolle, Datensatz und Spalte	in der API definiert
Volumen	Schwellenwert von 5.000 Elementen pro Ansicht	Millionen von Datensätzen	durch die Datenbankstufe bestimmt
Oberfläche	SharePoint- oder Power-Apps-Formulare	Power Apps	React, Fluent UI, Teams
Entwicklungsaufwand	gering	mittel	hoch

So entscheiden wir in Projekten

• SharePoint, wenn die Anwendung abteilungsbezogen ist, wenige Daten verwaltet und keine Beziehungen zwischen Tabellen hat.
• Dataverse, wenn die Anwendung relationale Tabellen, Sicherheit auf Zeilen- oder Spaltenebene und eine Integration mit Dynamics 365 braucht.
• Azure, wenn Oberfläche, Volumen oder ERP-Integration über die Grenzen der Power Platform hinausgehen. Details auf der Seite Kunden- und Lieferantenportal.
• SharePoint und Dataverse zusammen, wenn die Anwendung auch Dokumente verwaltet: Daten in Dataverse, Dokumente in SharePoint.